Como empresas reduzem custos de escritórios com dados de ocupação

A redução de custos é uma prioridade constante para empresas de todos os tamanhos, especialmente quando falamos do segundo maior gasto corporativo depois da folha de pagamento: os escritórios. Contratos de aluguel, manutenção predial, climatização, limpeza e serviços associados podem representar milhões de reais por ano. Nesse cenário, os dados de ocupação se tornaram uma ferramenta fundamental para otimizar investimentos e evitar desperdícios.

Não basta mais medir apenas o custo por metro quadrado. Empresas que operam em modelos híbridos perceberam que boa parte de seus espaços permanece ociosa, mesmo em dias de pico. A diferença é que agora há tecnologia disponível para medir essa utilização em tempo real e transformar números em ações estratégicas. Este artigo mostra como empresas de diferentes setores estão usando dados de ocupação para reduzir custos de escritórios, quais métricas fazem a diferença e por que o workplace management baseado em dados é essencial para o futuro do trabalho.

O que são dados de ocupação e por que importam

Dados de ocupação são informações coletadas a partir de sensores, reservas, check-ins e controle de acesso que indicam como os espaços de um escritório estão sendo usados. Eles mostram quantas pessoas estão presentes, quais áreas estão ocupadas, quais permanecem vazias e por quanto tempo. Esses dados importam porque revelam a diferença entre a estrutura contratada e o uso real. Sem eles, empresas pagam caro por metros quadrados que raramente são utilizados. Com eles, é possível identificar ineficiências, renegociar contratos, reduzir áreas e até transformar espaços ociosos em ambientes de maior valor agregado.

Onde estão os custos escondidos

Muitos gestores de Corporate Real Estate e Facilities acreditam que a maior parte do custo está no aluguel. De fato, essa é a parcela mais visível, mas não a única. Custos escondidos aparecem em áreas como:

• Energia elétrica em salas vazias que continuam climatizadas;

• Equipes de limpeza dedicadas a espaços não utilizados;

• Manutenção preventiva em equipamentos pouco usados;

• Áreas de reunião ou auditórios subutilizados, mas que exigem reserva de recursos;Esses custos somados podem comprometer de 20% a 30% do orçamento operacional de um escritório. É por isso que a análise de ocupação vai além de reduzir o espaço físico: ela atinge diretamente a eficiência operacional.

Como os dados de ocupação ajudam a reduzir custos

A redução de custos com dados de ocupação acontece em três níveis: estratégico, operacional e humano. Vamos explorar cada um deles:

Nível estratégico: decisões de portfólio

Dados de ocupação permitem avaliar se todos os escritórios de uma empresa são realmente necessários. Muitas organizações descobriram que poderiam consolidar prédios ou andares inteiros, gerando economias milionárias. Em vez de basear decisões em percepções ou pressões de diretoria, gestores de CRE passam a mostrar relatórios com taxas de ocupação médias de 40% ou menos, que justificam downsizing imediato.

Nível operacional: eficiência do dia a dia

No nível operacional, Facilities Management utiliza dados para ajustar climatização, limpeza e manutenção. Um prédio com sensores de presença pode desligar automaticamente o ar-condicionado em áreas sem uso, reduzir frequência de limpeza em andares ociosos e até redimensionar contratos de fornecedores. Cada ajuste reduz custos recorrentes e melhora indicadores de ESG.

Nível humano: experiência que gera valor

Os dados também ajudam a melhorar a experiência dos colaboradores. Quando o workplace é redesenhado a partir de padrões reais de uso, os espaços tornam-se mais adequados às necessidades de cada equipe. Isso aumenta o engajamento, reduz desperdício de áreas subutilizadas e contribui para o ROI indireto: menos turnover, mais colaboração e maior satisfação.

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Métricas de ocupação que fazem diferença

Monitorar dados de ocupação não significa olhar apenas para quantas pessoas estão no prédio em determinado dia. Algumas métricas são especialmente úteis para justificar decisões de redução de custos:

• Taxa média de ocupação: percentual de uso real em relação à capacidade total. Escritórios com menos de 50% de ocupação diária média indicam excesso de área.

• Utilização por tipo de espaço: mostra quais salas ou áreas são mais usadas. Salas grandes frequentemente têm baixa utilização, enquanto cabines pequenas ficam disputadas.

• Padrão de presença por dia da semana: revela que muitas empresas têm “dias de pico” (geralmente terça a quinta, com base em dados de mais de 50 mil ativos imobiliários monitorados pela Skedway) e baixa ocupação nos demais. Isso permite dimensionar serviços conforme demanda real.

• Tempo médio de uso por reserva: identifica reservas mal aproveitadas, como salas reservadas por horas mas usadas por poucos minutos.

• Custo por colaborador presente: calcula quanto custa manter o escritório em relação ao número de usuários reais, ajudando a justificar cortes e ajustes.

Exemplos práticos de redução de custos com dados de ocupação

Exemplo 1: Consolidação de escritórios

Uma multinacional com três escritórios em São Paulo identificou, por meio da tecnologia da Skedway, que apenas 55% dos postos estavam ocupados em dias de maior movimento. Com esse dado, a empresa renegociou contratos, consolidou operações em dois prédios e reduziu em 25% seu custo anual de real estate.

Exemplo 2: Eficiência energética

Um condomínio corporativo de 20 andares implementou sensores de presença da Skedway e integração com o sistema de climatização. Em menos de seis meses, conseguiu reduzir em 30% o consumo de energia, economizando milhões ao ano e melhorando seus indicadores de sustentabilidade.

Exemplo 3: Otimização de salas de reunião

Uma empresa de tecnologia descobriu que 70% das reservas de salas de 10 pessoas eram usadas por apenas duas ou três pessoas. O redesign dos ambientes reduziu grandes salas e criou cabines menores, aumentando a taxa de utilização e diminuindo custos de manutenção, além de controle de acesso e políticas de restrição de reservas com taxa de ocupação mínima.

Exemplo 4: Redução de limpeza e manutenção

Dados de ocupação mostraram que certos andares de um prédio eram ocupados apenas duas vezes por semana. Com base nisso, a empresa renegociou contratos de limpeza e manutenção, reduzindo frequência e economizando recursos sem prejudicar a operação.

ROI: como calcular o impacto da inteligência de ocupação

Para justificar investimentos em Workplace Intelligence, gestores de CRE e FM precisam apresentar ROI claro. O cálculo considera:

• Economia com redução de área: valor economizado em aluguéis e contratos após downsizing.

• Economia operacional: cortes em energia, manutenção e limpeza.

• Impacto em ESG: redução de consumo energético e emissões.

• Ganho indireto: aumento de engajamento e retenção de talentos.Empresas que adotam soluções de ocupação reportam payback em menos de 12 meses, justamente porque os custos evitados rapidamente superam o investimento inicial em sensores e plataformas.

Workplace management como chave da redução de custos

Workplace management baseado em dados não se limita a medir a ocupação. Ele conecta informações, gera relatórios preditivos e ajuda empresas a planejar o futuro do trabalho. Ao integrar dados de ocupação a uma plataforma única, gestores têm visibilidade sobre todo o portfólio e podem simular cenários:

• O que acontece se reduzir um andar?

• Qual seria o impacto de adotar hot desking em 50% das posições?

• Quantas salas poderiam ser reconfiguradas para colaboração sem prejudicar a operação?Esse nível de inteligência transforma o CRE de uma área operacional para uma função estratégica de alto impacto.

A importância da tecnologia integrada

A coleta de dados de ocupação depende de tecnologia confiável. Sensores de presença, displays de sala, controle de acesso e reservas precisam estar conectados a uma única plataforma. Só assim os dados se tornam acionáveis. Plataformas de Workplace Intelligence oferecem dashboards que consolidam métricas de CRE, FM e WX em uma visão clara e acessível, permitindo decisões rápidas e fundamentadas.

Conclusão

Reduzir custos de escritórios não significa simplesmente cortar áreas ou renegociar contratos às pressas. Significa usar dados de ocupação para entender como os espaços são realmente usados e tomar decisões inteligentes que equilibram estratégia financeira, eficiência operacional e experiência humana. Com dados em tempo real, empresas eliminam desperdícios, otimizam serviços, renegociam contratos de forma embasada e transformam escritórios em ativos estratégicos.

Na Skedway, acreditamos que a chave para a redução de custos está na combinação de tecnologia, dados e experiência. Nossa plataforma de Workplace Intelligence oferece o ecossistema completo — sensores, hardware, aplicativo e dashboards — para transformar escritórios em ambientes inteligentes, eficientes e alinhados ao futuro do trabalho.

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