KPIs essenciais de ocupação para gestores de CRE: o que realmente mensurar

A gestão de portfólios imobiliários corporativos nunca foi tão desafiadora quanto agora. A ascensão do modelo híbrido, a pressão por redução de custos e as metas de sustentabilidade colocaram o Corporate Real Estate (CRE) no centro das discussões estratégicas das empresas. Neste cenário, não há mais espaço para decisões baseadas em intuição. O caminho para transformar escritórios em ativos estratégicos passa por uma gestão baseada em dados, apoiada em indicadores claros que traduzam o uso real dos espaços. Os KPIs de ocupação são a espinha dorsal dessa transformação. Eles revelam se os espaços estão sendo utilizados de forma eficiente, se os colaboradores estão engajados e se os investimentos imobiliários estão de fato trazendo retorno. Mas com tantas métricas disponíveis, quais realmente importam? Este artigo traz um guia prático com os KPIs essenciais de ocupação que todo gestor de CRE deve acompanhar: taxa de ocupação, presença real, densidade por metro quadrado e custo por colaborador.

A importância dos KPIs de ocupação em CRE

Os escritórios são, na maioria das empresas, o segundo maior custo fixo depois da folha de pagamento. Mesmo assim, muitos gestores ainda não conseguem responder com precisão a perguntas simples: quantas pessoas estão utilizando o espaço diariamente? Qual é a taxa de aproveitamento das salas de reunião? Quanto custa cada colaborador presente no escritório? Essa falta de visibilidade gera desperdícios milionários e dificulta a justificativa de contratos e investimentos.

Ao definir e acompanhar KPIs de ocupação, o gestor de CRE passa a ter argumentos sólidos para renegociar contratos, planejar downsizing, redesenhar ambientes e alinhar portfólios à estratégia corporativa. Além disso, esses indicadores permitem criar experiências de workplace mais atrativas para os colaboradores, que encontram espaços adequados às suas necessidades reais.

KPI 1: Taxa de ocupação

A taxa de ocupação é o indicador mais básico e talvez o mais importante para CRE. Ela mostra o percentual de uso dos espaços em relação à sua capacidade total. Em termos práticos, é a resposta para a pergunta: “quantos postos de trabalho estão realmente sendo utilizados?”.

Por que é essencial: uma taxa de ocupação baixa indica excesso de área contratada, enquanto uma taxa muito alta pode revelar falta de espaço ou desconforto para colaboradores. O equilíbrio está em manter taxas que garantam eficiência financeira sem comprometer a experiência.

Exemplo prático: uma empresa com 1.000 estações de trabalho descobre, por meio de uma plataforma de Workplace Intelligence, que em dias de pico apenas 600 estão ocupadas. Isso representa 60% de ocupação. O dado mostra uma oportunidade clara de reduzir áreas e renegociar contratos e replanejar áreas do escritório.

KPI 2: Presença real

A taxa de ocupação mostra quantas posições são usadas, mas não responde quantas pessoas de fato estão no escritório. É aí que entra o KPI de presença real, que mede o número de colaboradores presentes em determinado período, independentemente da mesa ou sala utilizada, independente do andar e área da empresa.

Por que é essencial: a presença real ajuda a entender o comportamento dos colaboradores em relação ao modelo de trabalho de cada empresa. Quantos optaram por vir ao escritório? Em quais dias há maior fluxo? Esses insights permitem planejar melhor infraestrutura e políticas de retorno.

Exemplo prático: uma companhia com 5.000 funcionários descobre que em média apenas 1.500 estão presentes diariamente no escritório. Isso significa que 70% da força de trabalho atua remotamente, embasando decisões de redução de portfólio.

KPI 3: Densidade por metro quadrado

Este KPI mede a quantidade de pessoas por metro quadrado de área ocupada. Ele é fundamental para avaliar se o espaço está dimensionado corretamente, tanto do ponto de vista financeiro quanto de conforto e bem-estar.

Por que é essencial: densidades muito baixas indicam áreas subutilizadas e custos excessivos, enquanto densidades muito altas comprometem conforto e produtividade. O ideal é encontrar um ponto de equilíbrio que garanta eficiência e experiência positiva.

Exemplo prático: um escritório de 10.000 m² recebe em média 2.000 colaboradores por dia. Isso significa uma densidade de 5 m² por pessoa. Se a média recomendada for 8 m², há um indicativo de superlotação em determinados dias.

KPI 4: Custo por colaborador

Este é o KPI que conecta CRE diretamente ao CFO. Ele mostra quanto custa manter cada colaborador ativo no escritório.

Por que é essencial: esse indicador traduz de forma clara a eficiência do investimento imobiliário. Se o custo por colaborador é muito alto, há espaço para renegociação, downsizing ou reconfiguração dos espaços.

Exemplo prático: um escritório custa R$ 12 milhões por ano e recebe em média 1.500 colaboradores diariamente. O custo por colaborador é de R$ 8.000 anuais. Se outro escritório da mesma empresa apresenta custo de R$ 5.000 por colaborador, a comparação mostra onde há ineficiências.

KPI 5: Utilização por tipo de espaço

Além de medir a ocupação geral, é importante entender como diferentes ambientes são utilizados. Salas de reunião, cabines individuais, áreas colaborativas e auditórios têm perfis distintos de uso.

Por que é essencial: identificar padrões de subutilização ou excesso de demanda ajuda a redesenhar o layout e justificar investimentos em tipos de ambientes mais procurados.

Exemplo prático: dados mostram que salas de 12 lugares são usadas apenas 25% do tempo, enquanto cabines para duas pessoas estão sempre lotadas. O insight embasa a conversão de salas grandes em ambientes menores e mais versáteis.

KPI 6: Pico de presença semanal

Esse KPI mostra qual é o dia de maior presença no escritório e qual é o percentual de ocupação nesses momentos. Ele é especialmente útil em modelos híbridos, em que colaboradores tendem a escolher dias específicos para ir ao escritório.

Por que é essencial: entender o comportamento de pico ajuda Facilities a dimensionar serviços de limpeza, segurança e climatização. Também permite que CRE avalie se a infraestrutura está preparada para suportar variações.

Exemplo prático: os dados mostram que às terças-feiras o escritório atinge 90% de presença, enquanto nas sextas cai para 20%. Com essa informação, a empresa pode redimensionar equipes de facilities e planejar iniciativas de engajamento nos dias de menor presença.

Como integrar os KPIs em uma visão única

Medir KPIs de forma isolada é útil, mas o verdadeiro valor está na integração. Uma Plataforma de Workplace Intelligence como a Skedway, permite consolidar todas essas métricas em dashboards dinâmicos, oferecendo uma visão clara e acionável. Ao cruzar dados de presença, ocupação e custos, gestores conseguem responder a perguntas como: qual é o custo por colaborador presente em dias de pico? Qual a relação entre ocupação de salas e engajamento no escritório? Como as variações de presença impactam contratos imobiliários? Essa integração transforma métricas em insights estratégicos que justificam decisões de alto impacto.

O impacto dos KPIs na tomada de decisão

Os KPIs de ocupação não são apenas números, mas ferramentas de transformação. Com base neles, empresas podem:

• Reduzir áreas e custos em escritórios com baixa utilização.

• Redesenhar layouts para atender melhor às demandas de colaboradores.

• Planejar políticas de retorno mais eficazes e equilibradas.

• Justificar investimentos em tecnologia e bem-estar.

• Melhorar indicadores de ESG ao otimizar energia e recursos. Ao alinhar dados de CRE, Facilities e WX, os KPIs criam um ciclo virtuoso em que eficiência, engajamento e cultura se reforçam mutuamente.

  
  

O futuro dos KPIs de ocupação até 2026

As tendências apontam que até 2026 os KPIs de ocupação se tornarão ainda mais sofisticados com o uso de inteligência artificial e predição. Plataformas de Workplace Intelligence passarão a sugerir cenários futuros com base em padrões de comportamento, ajudando empresas a antecipar demandas. Além disso, métricas de bem-estar e engajamento subjetivo serão incorporadas aos dashboards, criando uma visão holística que vai além da ocupação física. O escritório do futuro será avaliado não apenas por quantas pessoas estão presentes, mas por quanto valor cada metro quadrado gera para a organização.

Conclusão

Medir a ocupação dos escritórios com KPIs estratégicos é essencial para transformar espaços de custos fixos em ativos estratégicos. Taxa de ocupação, presença real, densidade por metro quadrado e custo por colaborador são métricas que fornecem clareza, justificam decisões e conectam CRE diretamente à estratégia do negócio. Mais do que medir, é preciso integrar e analisar esses indicadores em tempo real, garantindo eficiência financeira, bem-estar dos colaboradores e engajamento organizacional.Na Skedway, acreditamos que o futuro do trabalho depende de inteligência aplicada aos espaços. Nossa plataforma de Workplace Intelligence conecta sensores, apps e dashboards para oferecer dados de ocupação e engajamento em tempo real.

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