Por que o futuro do trabalho depende de Workplace Intelligence

Nos últimos anos, o mundo corporativo passou por transformações que mudaram de forma definitiva a relação entre pessoas, empresas e espaços de trabalho. O modelo híbrido tornou-se realidade, as metas de ESG ganharam peso nas estratégias empresariais e a tecnologia deixou de ser suporte para se tornar protagonista. Nesse cenário, surge um conceito que está moldando o futuro do trabalho: Workplace Intelligence.

Mais do que uma tendência, Workplace Intelligence é a capacidade de usar dados em tempo real para entender, otimizar e transformar o ambiente de trabalho. É sobre conectar estratégia imobiliária, eficiência operacional e experiência humana em uma mesma plataforma, capaz de transformar escritórios em ativos estratégicos.

Este artigo explora por que o futuro do trabalho depende de Workplace Intelligence, quais são seus pilares e como empresas inteligentes estão adotando essa abordagem para reduzir custos, aumentar eficiência e engajar colaboradores.

O que é Workplace Intelligence?

O termo Workplace Intelligence refere-se à integração entre tecnologia, dados e processos de gestão que permitem tomar decisões baseadas em evidências sobre o espaço de trabalho.Enquanto ferramentas tradicionais de gestão de escritórios focavam em reservas ou manutenção, Workplace Intelligence vai além. Ela envolve:

• Coleta de dados em tempo real através de sensores, check-ins e sistemas de controle de acesso.

• Análise integrada que conecta informações de uso de espaço, eficiência operacional e comportamento de colaboradores.

• Ações automatizadas para otimizar energia, limpeza, segurança e até a experiência do usuário.O resultado é um workplace que não apenas funciona, mas aprende e se adapta continuamente às necessidades de negócios e pessoas.

Por que o futuro do trabalho exige inteligência?

A transformação digital e os novos modelos de trabalho expuseram limites de uma gestão baseada apenas em suposições. Decisões tomadas no “achismo” podem custar milhões em espaços ociosos, operações ineficientes e colaboradores desmotivados.Alguns números ajudam a entender esse impacto:

• Escritórios corporativos estão entre os dois maiores custos fixos das empresas, atrás apenas da folha de pagamento.

• Em modelos híbridos, 40% a 60% das estações de trabalho ficam vazias em dias comuns.

• Pesquisas de employee experience mostram que a qualidade do ambiente físico é determinante na retenção de talentos.Diante disso, fica claro: não basta ter escritórios bonitos, é preciso ter espaços inteligentes. E isso só acontece com dados confiáveis.

O tripé da Workplace Intelligence: CRE, Facilities e WX

A força da Workplace Intelligence está em conectar três áreas estratégicas que tradicionalmente trabalhavam de forma isolada.

Corporate Real Estate (CRE)

Responsável pela gestão do portfólio imobiliário, o CRE precisa justificar cada metro quadrado ocupado. Com dados de ocupação em tempo real, consegue renegociar contratos, consolidar ou expandir escritórios e reduzir custos por metro quadrado. Sem inteligência, CRE decide no escuro. Com ela, transforma imóveis em ativos estratégicos. ➡ Leia também: Como dados de ocupação ajudam CRE a reduzir custos e otimizar portfólios

Facilities Management (FM)

FM garante que prédios, serviços e infraestrutura funcionem bem. Com Workplace Intelligence, passa de uma gestão reativa para preditiva: limpeza on-demand em áreas usadas, climatização automatizada para reduzir consumo de energia e manutenção preditiva que previne falhas antes que elas ocorram. Resultado: eficiência operacional e alinhamento a metas de ESG. ➡ Veja mais em: Facilities Management 4.0: automação e dados para eficiência operacional

Workplace Experience (WX)

O pilar humano. WX garante que colaboradores tenham experiências positivas, engajamento e motivos para estar no escritório. Com dados e tecnologia, é possível oferecer reservas intuitivas, acesso fluido via crachá digital e criar ambientes colaborativos baseados em padrões reais de uso. A experiência deixa de ser apenas estética para se tornar estratégia de retenção e cultura. ➡ Leia também: Workplace Experience: a chave para atrair colaboradores ao escritório

Como dados em tempo real mudam decisões

CRE: multinacional do setor de telecomunicações reduziu metade de seus escritórios e replanejou espaços após validar que apenas 55% das mesas eram ocupadas em dias de pico, representando milhões de dólares em economia anual.FM: condomínio corporativo reduziu 30% de energia com utilização de sensores e climatização inteligente.WX: empresa de auditoria aumentou para 90% o NPS destacando satisfação de visitantes no processo de credenciamento e acesso automatizado aos escritórios.Esses exemplos ilustram como dados mudam comportamentos, decisões e resultados.

Workplace Intelligence e o futuro híbrido

Workplace Intelligence ajuda empresas a equilibrar custos imobiliários altos, flexibilidade desejada por colaboradores e necessidade de cultura presencial. Mostra quando e como os espaços são usados, permite modelos de ocupação flexíveis e cria experiências que atraem pessoas ao escritório.

O papel da tecnologia no Workplace Intelligence

Se o Workplace Intelligence é o cérebro do futuro do trabalho, a tecnologia é o sistema nervoso que coleta, organiza e transforma informações em ações práticas. Sem tecnologia, não há dados; sem dados, não há inteligência. É a integração entre hardware, software e analytics que permite que CRE, Facilities e Workplace Experience tenham uma visão única, confiável e em tempo real do ambiente corporativo.

Sensores e IoT

Sensores de ocupação, displays de salas, beacons de presença e integração com catracas são responsáveis por capturar a realidade do uso dos espaços com precisão. Diferente de planilhas ou pesquisas manuais, os sensores entregam dados objetivos sobre:

• Taxas de ocupação em tempo real de mesas, salas e áreas comuns.

• Fluxos de movimento de colaboradores e visitantes dentro do prédio.

• Padrões de uso ao longo do dia, semana ou mês, permitindo análises preditivas.

Essa camada de IoT (Internet das Coisas) é o que garante confiabilidade. Em vez de trabalhar com estimativas, o gestor passa a operar com evidências concretas. Para CRE, significa identificar áreas subutilizadas; para FM, ajustar climatização ou limpeza conforme uso real; para WX, compreender preferências e comportamentos dos colaboradores.

Plataformas integradas

De nada adianta gerar dados se eles ficam dispersos em diferentes sistemas. É aqui que entram as plataformas integradas, funcionando como um cockpit de inteligência para CRE, Facilities e Workplace Experience. Essas plataformas consolidam informações em dashboards claros e personalizáveis, permitindo:

• KPIs específicos para cada área: custo por m² (CRE), consumo energético e SLA de manutenção (FM), taxa de adesão ao escritório e reservas de espaços (WX).

• Relatórios estratégicos em tempo real, que ajudam executivos a tomar decisões de portfólio, operação ou engajamento.

• Integração com sistemas corporativos existentes como Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams e ferramentas de RH.

Mais do que exibir números, essas plataformas fornecem insights acionáveis. Por exemplo, ao identificar que uma sala é constantemente reservada, mas raramente ocupada, a plataforma sugere ações corretivas. Ao detectar padrões de desperdício energético, aponta oportunidades de economia.

Aplicativo único para colaboradores

Se os sensores e dashboards são a base da inteligência, o aplicativo é a porta de entrada para a experiência do colaborador. É nele que os dados se transformam em jornadas intuitivas e sem fricção, capazes de tornar o escritório mais atrativo e funcional.

Um app único concentra todas as interações necessárias para que o colaborador use o ambiente de trabalho de forma fluida, evitando a fragmentação em múltiplas ferramentas. Entre as principais funcionalidades estão:

• Reservas de espaços: mesas, salas de reunião, áreas de foco ou colaboração podem ser reservadas em segundos, com visualização clara de disponibilidade em tempo real. Isso elimina conflitos e aumenta a transparência no uso dos recursos.

• Abertura de chamados e solicitações de serviços: em vez de enviar e-mails ou recorrer a diferentes sistemas, o colaborador pode abrir chamados de manutenção, TI ou facilities diretamente pelo app. Isso garante rastreabilidade, agilidade na resposta e maior eficiência para a área de FM.

• Crachá digital e controle de acesso: o celular do colaborador se transforma em chave de entrada, substituindo cartões físicos por QR Code, NFC ou Face ID. Além da conveniência, isso traz mais segurança e reduz custos com crachás perdidos ou duplicados.

• Comunicação interna: murais digitais e notificações no app permitem que a empresa mantenha colaboradores informados sobre novidades, eventos ou políticas internas. A comunicação se torna contextual, no mesmo lugar onde o colaborador já interage com o espaço.

• Rede de colegas e busca de pessoas: em um cenário híbrido, muitas vezes é difícil saber quem estará no escritório em determinado dia. O app resolve isso ao permitir que colaboradores visualizem a agenda e presença de colegas, fortalecendo conexões e incentivando a colaboração.

O impacto estratégico do app único

O app vai além de conveniência: ele é o elo entre experiência e inteligência. Cada ação realizada no app — uma reserva, um check-in, uma solicitação — gera dados valiosos que alimentam o console de Workplace Intelligence. Isso cria um ciclo virtuoso:

• Colaborador tem uma experiência simples e agradável.

• Gestores recebem dados precisos de uso e comportamento.

• A organização ganha eficiência e pode tomar decisões mais estratégicas.

No fim, o app não é apenas uma ferramenta, mas um facilitador de engajamento e cultura. Ele transforma o workplace em um ambiente vivo, conectado e centrado nas pessoas.

Benefícios tangíveis de Workplace Intelligence

Financeiros (CRE): redução de custos imobiliários, melhor aproveitamento de espaço.

Operacionais (FM): eficiência energética, manutenção preditiva, ESG na prática.

Humanos (WX): experiência fluida, engajamento, fortalecimento da cultura.

O escritório do futuro será inteligente, capaz de coletar dados continuamente, aprender padrões de uso e se adaptar em tempo real. Assim como o Business Intelligence mudou a forma de decidir em finanças, o Workplace Intelligence está mudando como empresas decidem sobre seus espaços.

Conclusão

O futuro do trabalho depende de dados confiáveis, tecnologia integrada e foco em pessoas. Workplace Intelligence não é uma tendência passageira: é o caminho para transformar escritórios de custos fixos em ativos estratégicos.Ao unir Corporate Real Estate, Facilities e Workplace Experience em uma visão única, empresas reduzem custos, ganham eficiência e criam experiências que engajam colaboradores.Na Skedway, acreditamos que o futuro do trabalho será construído por quem souber alinhar estratégia imobiliária, eficiência operacional e experiência humana em uma plataforma de inteligência. É isso que chamamos de Workplace Intelligence.