Entenda o que significa ocupação no espaço de trabalho e como você pode medi-la.
Para muitos líderes, os imóveis comerciais estão entre os principais assuntos na agenda de todas as reuniões. As empresas estão navegando na combinação de retorno ao escritório, condições econômicas incertas e realinhamento de orçamentos. Compreender o gerenciamento físico dos escritórios pode ajudar os líderes a lidar melhor com as necessidades de maximizar a ocupação do espaço, reduzir custos e proporcionar uma ótima experiência aos colaboradores.
Mas afinal, o que realmente significa “ocupação do espaço de trabalho”?
A ocupação do espaço de trabalho são dados que fornecem aos líderes informações sobre como os colaboradores utilizam seu espaço de escritório. Desde a quantidade de mesas disponíveis nos dias mais movimentados até a frequência com que a sala de reunião mais popular é reservada. Ou seja, se trata de uma visão panorâmica dos acontecimentos do local de trabalho.
As três principais métricas para entender a ocupação do espaço de trabalho são:
- Metragem quadrada do espaço
- Número de funcionários no escritório em um determinado período
- Número de visitantes que entram no espaço todas as semanas
Essas informações ajudam os líderes a entender sua taxa de ocupação nos escritórios. A taxa de ocupação é calculada pelo total de funcionários no local de trabalho a qualquer momento, em relação à capacidade total.
Por exemplo, se seu escritório puder acomodar 100 colaboradores e cerca de 80 entrarem em uma determinada semana, a taxa de ocupação dessa semana será de 80%. A taxa de ocupação pode ser um indicador importante para saber se um local de trabalho está lotado demais ou não está ocupado o suficiente. Isso pode afetar a equipe, a experiência do colaborador, o planejamento de recursos e muito mais.
Por que a ocupação do espaço de trabalho é importante?
A taxa de ocupação do local de trabalho é uma métrica importante a ser rastreada porque ajuda as empresas a estimar quanto de seus recursos serão necessários. A taxa de ocupação pode ser uma métrica essencial para entender se o espaço do escritório está ficando muito lotado ou subutilizado.
Quando um escritório está muito lotado, pode ser difícil para os funcionários serem produtivos e isso piora sua experiência no local. No entanto, quando um escritório é subutilizado, é caro para as empresas. Se seu escritório tem mesas vazias, isso pode significar muito dinheiro desperdiçado em espaço não utilizado.
Mas a taxa de ocupação é apenas uma parte do quadro. Aqui estão quatro outras maneiras de medir a ocupação do local de trabalho para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu espaço.
4 métricas para medir a ocupação no espaço de trabalho
1. Relação colaborador X mesa
Embora os escritórios tenham evoluído muito nos últimos anos (adeus cubículos, olá lounges), todos eles ainda precisam de mesas. Costumava haver uma maneira muito fácil de calcular quantas mesas eram necessárias em um local de trabalho. Era uma proporção de 1 mesa para 1 colaborador porque cada funcionário tinha sua própria mesa permanente.
Com o maior uso de hot desking – o uso instantâneo da mesa, sem reserva prévia -, a proporção pode ser um pouco mais complicada de calcular. Com uma força de trabalho híbrida, você deseja que sua proporção esteja um pouco mais próxima de 1,5 mesa para 1 colaborador ou 2 para 1. Isso deve depender da política que você tem. Por exemplo, seus colaboradores vêm uma vez por semana ou três vezes por semana?
A melhor maneira de descobrir qual deve ser sua proporção ideal é observar como suas mesas estão sendo usadas atualmente. Então, puxe um relatório do seu software de reserva de mesa . Observe a quantidade de funcionários que se cadastram no dia e a quantidade de mesas reservadas. Se você não tiver ferramentas instaladas, comece monitorando manualmente as tendências de uso de suas mesas por 2 a 3 semanas. Caminhe pelo escritório por volta do meio-dia e faça um balanço de quantas mesas vazias existem.
2. Utilização do espaço
Um escritório cheio é um escritório próspero! No entanto, há uma diferença entre movimentado e superlotado. Portanto, é importante calcular a utilização do espaço para garantir um planejamento preciso dos recursos. A utilização do espaço é a medida estática do tamanho do seu espaço, seguido de como e quando eles são usados. Vejamos alguns exemplos do que isso significa.
Digamos que você tenha capacidade de espaço para 200 pessoas. Isso inclui 150 hot desks, 6 salas de reunião e 3 cabines (phone booths). Depois de obter um relatório semanal sobre o uso das mesas, você percebe que 110 funcionários estão trabalhando em suas mesas em média por semana. Com uma taxa de utilização de 73% para essas estações de trabalho, você deve ficar de olho nessa tendência e monitorar se ela aumenta ou diminui. Se aumentar muito, talvez seja necessário investir em mais algumas mesas. Se a taxa cair abaixo do benchmark, talvez seja necessário remover algumas mesas ou repensar sua política híbrida.
Alguns outros fatores a serem considerados ao analisar a utilização do espaço são:
- Capacidade total de espaço e capacidade máxima de suas salas de reunião
- Número de pessoas usando uma área específica em um determinado momento
- Número de horas por dia em que as salas de reunião são reservadas ou ocupadas
- Áreas com maior tráfego de pedestres
O rastreamento da utilização do espaço ajudará no planejamento de recursos, de equipe e ajudará você a entender melhor a ocupação do seu espaço de trabalho.
3. Utilização da sala de reuniões
O uso da sala de reuniões é outra métrica importante para medir a otimização do espaço. Ninguém gosta de ficar espremido em uma pequena sala de conferências com muito mais pessoas do que deveria. Por outro lado, não é uma experiência divertida ser o único em uma sala de reunião enquanto dez participantes estão no Zoom.
Ao contrário das mesas, nem sempre é tão claro descobrir a utilização da sala de reunião. Você deve levar em consideração quais salas de reunião são reservadas com mais frequência, quantos participantes estão fisicamente presentes e quais tipos de reunião são agendadas.
A taxa de utilização de 40 a 60% é um bom ponto de referência quando se trata de determinar se os espaços de reunião são bem utilizados. Por exemplo, se você perceber que sua sala de reunião mais popular está reservada para 6 horas por dia em um dia de trabalho de 8 horas, a taxa de utilização é de 75%. Isso indica que você está um pouco acima da marca de referência e pode precisar considerar a adição de mais espaços de reunião (como áreas de estar ou cozinha) se a tendência continuar.
Você pode extrair todos esses dados do relatório de reservas de sala. Você também deve pesquisar os colaboradores, ver a programação de cada sala de reunião em seu calendário e passear pelo escritório para entender a história completa da utilização da sala de reunião.
4. Tráfego de visitantes
A última (mas não menos importante), métrica a ser rastreada no espaço de trabalho é o tráfego de visitantes. Você vai querer saber quantos visitantes vêm ao escritório, em média, toda semana ou mês. Isso ajudará a garantir que você tenha a capacidade de lidar com o tráfego adicional de pessoas Além disso, você precisará garantir alguns recursos extras para acomodar os visitantes que precisam de uma mesa, espaço para reuniões etc.
Em seguida, procure tendências nos dados do visitante. Há certos dias em que há mais visitantes? Por exemplo, o RH agenda entrevistas de candidatos com mais frequência às terças ou quartas-feiras? Ou as reuniões do Conselho sempre ocorrem em um determinado dia do mês?
Você vai querer saber quanto espaço adicional seus visitantes estão ocupando e quais recursos eles precisam enquanto estão no local. Use seu sistema de gerenciamento de visitantes para obter uma visão precisa do tráfego de visitantes, incluindo quantos, quem e com que frequência eles visitam seus espaços.
Observar essas diferentes métricas pode ajudar você a criar uma imagem completa da utilização do espaço em todos os seus locais de trabalho. Isso, por sua vez, ajudará você a tomar decisões inteligentes e baseadas em dados sobre como otimizar melhor seu espaço para economizar custos e criar a melhor experiência possível para seus funcionários no local.
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