O trabalho híbrido é um modelo que tem ganhado muito destaque nos últimos tempos, especialmente após o fim do isolamento social. Esse modelo integra o home office e também o presencial, o que permite maior produtividade e qualidade de vida aos colaboradores, assim como mantém um nível de socialização entre as pessoas. Com isso, é um modelo que tem ganhado bastante destaque e preferência entre os funcionários. Conforme a segunda parte do relatório anual da Microsoft sobre as tendências de trabalho, intitulado como “Grandes Expectativas: permitindo que o trabalho híbrido funcione”, essa preferência de transição para o trabalho híbrido por colaboradores que hoje atuam remotamente é de 57%.
Com o retorno ao escritório, um desafio bastante comum passou a ser a gestão do espaço de trabalho, especialmente no modelo híbrido, pois é preciso conciliar a escala de pessoas e espaço disponível no ambiente. Com esse conteúdo, você saberá os desafios dessa retomada para o escritório e como facilitar o seu processo de gestão, por meio de ferramentas e soluções efetivas.
O que você verá nesse conteúdo:
A importância de gerir o espaço de trabalho
Com a pandemia, muitos colaboradores precisaram se adaptar e aderir ao modelo de trabalho home office, vivenciando uma rotina completamente diferente da que viviam quando trabalhavam de forma presencial. Atualmente, com a retomada ao ambiente de trabalho, especialmente no modelo híbrido, essa rotina requer uma nova adaptação, pois costuma ser uma situação nova para toda a empresa.
Para gerir esse espaço de trabalho, é preciso muita organização e atender as necessidades dos colaboradores e da empresa. Ao analisar o efeito dessa gestão, o retorno é muito satisfatório e abaixo destacamos a importância de ter uma gestão do espaço de trabalho bem definida:
Aumentar a produtividade
A produtividade no ambiente de trabalho está associada a diversos fatores e um deles é sobre a funcionalidade do ambiente. Através de um local organizado, o estímulo à concentração aumenta, fazendo com que os colaboradores sejam mais produtivos, o que gera ganhos para todos os lados.
Além disso, o próprio modelo de trabalho em si também impacta na produtividade. Conforme o relatório da Microsoft, 80% dos trabalhadores entrevistados afirmaram que continuaram ou se tornaram mais produtivos desde que seus empregos se tornaram remotos ou híbridos.
Estar em um ambiente confortável e que incentiva a produtividade pode impactar também na motivação dos colaboradores, já que se sentem mais produtivos e conseguem exercer um trabalho melhor.
Evitar conflitos
Conflitos em ambientes organizacionais são passíveis de acontecerem, mas muitos deles podem ser evitados através de uma boa gestão. Em relação ao espaço do trabalho em si, para evitar esses conflitos, é preciso que seja um ambiente funcional e organizado, com regras bem estabelecidas. Com isso feito, previne conflitos, gera boa colaboração entre equipes e também otimiza tempo dos colaboradores.
Para tornar a visualização de conflitos mais clara, um caso muito comum é em relação a utilização de salas de reunião, gerando atritos por falta ou falhas de agendamento do espaço, fazendo com que grupos de pessoas não consigam realizar suas atividades ou gastem tempo procurando outra solução. Outro conflito que acontece especialmente no trabalho híbrido é em relação à escala de pessoas que vão para o escritório, principalmente quando não existem regras, podendo gerar conflitos de colaboradores irem trabalhar e não ter espaço ou estação de trabalho (mesa e equipamentos) disponíveis.
Esses são só alguns exemplos de conflitos que podem existir no ambiente de trabalho devido à falta ou má gestão do espaço, o que evidencia a importância de definir processos e regras para o modelo híbrido.
Otimizar tempo
Assim como os casos acima mencionados, os conflitos, além de gerarem insatisfação dos colaboradores perante a empresa, também geram custos. Ao considerar o fator tempo como um custo e também a má utilização dos espaços, fica claro como as falhas na gestão do espaço físico são impactantes para a empresa.
Para tornar essa visão mais prática, um exemplo comum é sobre o uso das salas de reunião, especialmente quando não há agendamentos prévios ou quando acontecem falhas nesses agendamentos. Com isso, tem-se o custo de tempo na busca ou troca por outra sala de reunião entre as pessoas.
Através da gestão desses espaços, além de aproveitar melhor os recursos disponibilizados, também otimiza o tempo dos colaboradores, dado que não terão conflitos e nem precisarão buscar outras soluções de última hora.
Reduzir custos do espaço físico
Uma grande vantagem do trabalho híbrido é a redução de custos prediais, os quais incluem aluguel, condomínio, energia, água, desperdício de comida em refeitórios, entre outros, dado que o espaço da empresa pode ser menor para acomodar o mesmo número de funcionários, devido a escala de ocupação do escritório.
Ao analisar a efetividade do modelo de trabalho híbrido e a utilização dos recursos físicos, a visão gerencial da empresa torna-se mais estratégica, permitindo tomar decisões que podem impactar diretamente nos custos, como expandir ou reduzir o espaço físico da empresa ou até mesmo adotar outro modelo de trabalho.
Aumentar a satisfação dos colaboradores
Muitos colaboradores se acostumaram com o modelo de trabalho home office e para a retomada ao escritório, boa parte opta pelo trabalho híbrido – segundo a pesquisa da Microsoft, essa preferência está em 57% dos entrevistados que trabalham de forma remota e consideram uma transição para o modelo híbrido no próximo ano.
Aliado a isso, outro dado interessante é que 38% dos colaboradores globais que já atuam no modelo híbrido afirmam que o maior desafio está em entender quando e por que devem se reunir presencialmente no escritório. Ou seja, existe a preferência pelo modelo híbrido, porém este deve ser bem estruturado na empresa, levando clareza a todos. Dessa forma, a satisfação dos colaboradores tende a aumentar, pois mescla um modelo de trabalho mais flexível e que funciona na prática do dia a dia.
Desafios do espaço de trabalho ao adotar o modelo híbrido e como resolvê-los
O modelo de trabalho híbrido é bem novo para o mercado brasileiro, o que gera diversos desafios e, com isso, exige um plano de ação para determinadas situações. Pensando nisso, separamos alguns desafios que podem acontecer em sua empresa e como podem ser solucionados:
Segurança de acesso em relação à saúde
Com a pandemia, a preocupação com a saúde tornou-se ainda mais forte, especialmente com a Covid-19, devido ao seu poder de transmissão pelo ar. Segundo o relatório, 71% dos entrevistados brasileiros disseram que estão mais propensos a priorizar a saúde e bem-estar em relação ao trabalho nos dias atuais, em comparação ao período anterior à pandemia.
Para garantir a segurança dos colaboradores, uma prática que tem tornado-se comum é aferir a temperatura e as condições de saúde ou carteirinha de vacinação de colaboradores e visitantes, além do uso de máscaras. Essas condições variam conforme as regras governamentais e também da empresa, mas devem ser consideradas importantes ao retornar com o trabalho semipresencial, para que gere mais segurança e bem-estar às pessoas.
Bem-estar dos colaboradores
Esse desafio é iminente em qualquer modelo de trabalho, mas o híbrido exige alguns cuidados extras por ser uma experiência mais nova. Segundo a pesquisa da Microsoft, o bem-estar dos colaboradores também está ligado ao nível de relacionamento com a equipe: pessoas que possuem bons relacionamentos, relatam melhor bem-estar – esse percentual é de 76%, enquanto que apenas 57% dos que possuem relacionamentos ruins relatam bem-estar. Além disso, a pesquisa também apresenta que as pessoas que possuem bons relacionamentos também relatam maior produtividade e menor propensão a mudar de emprego no próximo ano. Sendo assim, esses fatores são extremamente importantes e devem ser considerados durante a gestão do trabalho.
Como solução, é importante avaliar a satisfação dos colaboradores no dia a dia na empresa e também em relação ao modo de trabalho, entendendo se os processos e a forma que está sendo gerido está em contentamento da equipe. Nesse cenário, avalie a rotina dos colaboradores e a melhor forma de combinar com os dias em que precisam estar no escritório, analise o uso dos espaços em comum e como isso está sendo gerido.
Também é importante avaliar os equipamentos para a realização do trabalho, considerando o que deve ser levado ao escritório e como acomodar os colaboradores no espaço – nesse ponto, considere ergonomia de mesas e cadeiras e também os acessórios e equipamentos que precisam ser transportados entre casa e trabalho, pois podem ser itens de desgaste com os colaboradores.
Além disso, considere outras práticas de motivação e produtividade, como ginástica laboral, encontros de integração, happy hours e premiações. O interessante dessas atividades é que podem ser feitas tanto presencialmente quanto remotamente.
Escala de colaboradores
Como funcionará a escala nos dias presenciais? Será definido por departamentos, tarefas ou projetos?
Ter uma escala montada com base nas necessidades e prioridades da empresa é extremamente importante, pois garante melhor produtividade e integração entre os colaboradores, evita conflitos e reduz custos para a empresa.
Para isso, planeje com os gestores das áreas a melhor forma de exercer essa escala e crie processos. Além disso, também é importante ter uma certa flexibilidade para os colaboradores, afinal eles também precisam de adaptar a nova rotina.
Espaços em comum
Como visto anteriormente, os espaços em comum são ótimos meios para desenvolver atividades e integrar equipes, mas também podem gerar conflitos se mal administrados.
Para garantir uma melhor efetividade dos espaços dos locais de trabalho, o agendamento antecipado acaba se tornando uma solução bastante efetiva, pois assim todos que desejarem ocupar aquele espaço, conseguem se planejar melhor.
Ao ter essa prática de agendamento dos espaços de trabalho, especialmente das salas de reunião, a empresa consegue aproveitar melhor o uso dos espaços – considerando o tamanho da sala em relação a quantidade de pessoas -, tornar as reuniões mais produtivas diante do tempo previsto e também evitar conflitos de mudança de sala ou ocupação indevida.
Mau uso do espaço
Um desafio bastante comum em relação a espaço de trabalho, é o mau uso do local. Por exemplo, uma sala de reunião com 20 cadeiras não é bem aproveitada se estiver sendo usada por apenas uma pessoa ou um grupo pequeno, considerando que há outros espaços ou outra sala de reunião que atende essa demanda. Como gestão, o mau uso desse espaço se torna custoso para a empresa.
Outra consideração do trabalho híbrido é não aproveitar melhor outros espaços que “sobraram” no ambiente ao adotar o modelo, como pode ser o caso dos locais que eram destinados para alocar os colaboradores e agora não estão sendo usados. Uma sugestão para isso é gerar locais de interação ou salas de reunião, o que se torna mais efetivo.
Assim, para aproveitar melhor os ambientes de trabalho, o ideal é destinar atividades e escalas de uso conforme o objetivo de cada espaço. Com isso, os ambientes podem ser adequados à melhor necessidade da empresa, evitando custos e motivando os colaboradores com um local de trabalho melhor aproveitado.
Gestão da efetividade
Outro desafio do trabalho híbrido é gerir a efetividade desse modelo de trabalho para a sua empresa. Por ser uma situação nova, esse acompanhamento exige ainda mais atenção.
Para ter maior clareza sobre o funcionamento do modelo de trabalho híbrido, o ideal é medir a efetividade de ambas as situações: home office e presencial, pois só com essa gestão será possível tomar decisões estratégicas de próximos passos, como alugar outro escritório ou reduzir o espaço. Para isso, torna-se necessário entender as necessidades dos colaboradores, a efetividade de uso do espaço físico, o método de escala utilizado, a relação entre o home office e o presencial, entre outros pontos importantes. Com esses dados em mãos, a gestão do espaço de trabalho se torna muito mais efetiva.
Processos internos
Para a gestão de uma empresa funcionar bem, os processos e regras são fundamentais, como visto anteriormente, e continua prevalecendo ao adotar o trabalho híbrido, por meio da necessidade de adaptação ao modelo. O desafio está em criar processos para os dias de trabalho presencial e também para os dias de trabalho remoto, inclusive interligando essas situações.
Esses processos internos podem ser aplicados, por exemplo, no caso da escala de colaboradores para o trabalho presencial, como ter dias definidos por departamentos, em agendamentos de salas, com regras de acordo com a capacidade do local e com antecipação mínima de agendamento, em relação aos equipamentos que devem ou não ser levados ao escritório, sobre a integração com a equipe presencial e remota, especialmente reuniões e atividades em comum, entre outras situações.
Com isso bem definido, documente e torne a comunicação clara sobre os processos a todos os colaboradores.
Planejamento do ambiente de trabalho
Tratando-se de espaço físico, a organização do ambiente torna-se extremamente necessária para a boa locomoção das pessoas e também para a organização do espaço em si, porém isso é um desafio para o modelo híbrido, pois as pessoas e departamentos estão circulando em dias alternados.
Para que isso tudo funcione bem, uma opção bastante recomendável é de fato desenhar o espaço organizacional e assim planejar o ambiente de uma forma efetiva para todos, considerando as mesas de trabalho, corredores para locomoção, salas de reunião e de descanso. Também é muito importante levar em conta o ambiente externo, como o estacionamento.
Ferramentas para a gestão do espaço do trabalho
A tecnologia facilita e auxilia muito o processo de gestão de escritórios, pois permite mais facilidade e praticidade no dia a dia das pessoas, otimizando tempo e reduzindo custos de outras áreas.
Confira algumas ferramentas importantes que podem auxiliar nesse processo:
Agenda
Uma ótima opção para auxiliar na reserva de salas de reunião são as agendas. Provavelmente o serviço de email usado em sua empresa deva conter uma agenda disponível e essa é uma ótima ferramenta. Para usá-la, torne a agenda da sala visível para todos e estabeleça regras de agendamento entre os todos os funcionários, de forma clara. Ótimas opções são o Google Agenda e Microsoft 365.
Planilhas
Muito provavelmente você já deve utilizar planilhas em seu dia a dia e, para auxiliar na escala de colaboradores que irão ao escritório, essa ferramenta também é uma ótima aliada. Defina regras da escala, as quais podem ser por departamentos, projetos, cargos ou outras formas que mais façam sentido para a empresa. Alie essas regras com a quantidade de locais disponíveis no escritório, de forma que auxilie o trabalho das pessoas que estiverem presentes nos dias estabelecidos.
Por se tratar de uma escala manual, uma dica é sempre acompanhar a planilha e avaliar periodicamente a efetividade dessa escala.
Abertura de chamados
Outra ferramenta que auxilia a gestão do espaço de trabalho é destinada à abertura de chamados, especialmente para manutenção de sistemas e equipamentos. Existem opções disponíveis no mercado, mas a empresa também pode desenvolver a sua própria ferramenta, de acordo com as necessidades.
Esse tipo de ferramenta é importante para centralizar a manutenção e a comunicação, avaliar custos e otimizar tempo, tanto dos solicitantes quanto dos agentes que realizam os reparos.
Controle de acesso à empresa
Como tratado anteriormente, um dos desafios é garantir a segurança também em relação à saúde dos colaboradores para esse período pós fim do isolamento social. Para isso, uma opção é ter uma ferramenta que controle os acessos na entrada da empresa, tanto para funcionários como visitantes. Além de garantir a segurança, uma ferramenta permite mais agilidade nesse processo como um todo, facilitando o dia a dia e também otimizando tempo dos envolvidos.
Avaliação de resultados
Para ter uma visão estratégica da gestão do espaço de trabalho, o primeiro passo é entender os dados gerados. Para isso, existem algumas ferramentas que avaliam desempenhos e geram relatórios. Ótimas opções são os próprios gráficos do Excel e também o Power BI.
Com esses dados, a tomada de decisão é facilitada e se torna mais assertiva, gerando impacto positivo na empresa.
Ferramenta centralizada para gestão do trabalho híbrido
Para uma gestão mais completa, de forma automática, prática e com relatório de análise de dados, a Skedway é uma ferramenta centralizada que permite o agendamento de salas de reunião, estações de trabalho e vagas de estacionamento, possuindo também funções de controle de acesso ao prédio e abertura de chamados. O diferencial de usar essa ferramenta é devido a praticidade de fazer todas essas ações em uma única ferramenta e ainda gerar relatórios com cruzamento de informações, o que permite uma análise de uso dos espaços para gestores. Com essa visão estratégica sobre a empresa, a tomada de decisão implica na redução de custos com outras ferramentas, otimização de tempo dos colaboradores e avaliação do modelo híbrido, gerando insights sobre o engajamento dos funcionários, processos da empresa e até custos prediais, como ampliar ou diminuir os locais de trabalho.
Assim, o modelo de trabalho híbrido necessita de uma gestão do espaço funcional para que todas as atividades ocorram de forma satisfatória e organizada, evitando conflitos e otimizando recursos. Com isso bem definido, o modelo será melhor aproveitado por colaboradores e pela empresa, gerando benefícios para todos.
