Trabajo híbrido: cómo gestionar el espacio de trabajo

El trabajo híbrido es un modelo que ha ganado mucha relevancia en los últimos tiempos, especialmente tras el fin del aislamiento social. Este modelo integra el home office y también la modalidad presencial, lo que permite mayor productividad y calidad de vida a los colaboradores, así como mantiene un nivel de socialización entre las personas. Con ello, es un modelo que ha ganado bastante destaque y preferencia entre los empleados.

Según la segunda parte del informe anual de Microsoft sobre las tendencias de trabajo, titulado “Grandes Expectativas: permitiendo que el trabajo híbrido funcione”, la preferencia de transición hacia el trabajo híbrido por parte de colaboradores que hoy trabajan de forma remota es del 57%.

Con el regreso a la oficina, un desafío muy común ha pasado a ser la gestión del espacio de trabajo, especialmente en el modelo híbrido, pues es necesario conciliar la escala de personas y el espacio disponible en el ambiente. Con este contenido, conocerás los desafíos de este regreso a la oficina y cómo facilitar tu proceso de gestión, mediante herramientas y soluciones efectivas.

Lo que verás en este contenido:

• La importancia de gestionar el espacio de trabajo

• Desafíos del espacio de trabajo y cómo resolverlos

• Herramientas para la gestión del trabajo

La importancia de gestionar el espacio de trabajo

Con la pandemia, muchos colaboradores tuvieron que adaptarse y adherirse al modelo de trabajo home office, viviendo una rutina completamente diferente de la que tenían cuando trabajaban de manera presencial. Actualmente, con la vuelta al entorno laboral, especialmente bajo el modelo híbrido, esta rutina requiere una nueva adaptación, pues suele ser una situación novedosa para toda la empresa.

Para gestionar este espacio de trabajo, se necesita mucha organización y atender a las necesidades de los colaboradores y de la empresa. Al analizar el efecto de esta gestión, el retorno es muy satisfactorio y a continuación destacamos la importancia de contar con una gestión bien definida del espacio de trabajo:

Aumentar la productividad

La productividad en el entorno laboral está asociada a varios factores, y uno de ellos es la funcionalidad del ambiente. En un lugar organizado, el estímulo a la concentración aumenta, lo que hace que los colaboradores sean más productivos, generando beneficios para todos.

Además, el propio modelo de trabajo también impacta en la productividad. Según el informe de Microsoft, el 80% de los trabajadores encuestados afirmaron que continuaron o se volvieron más productivos desde que sus empleos pasaron a ser remotos o híbridos.

Un entorno cómodo y que fomente la productividad también puede impactar en la motivación de los colaboradores, ya que se sienten más productivos y logran desempeñar un mejor trabajo.

Evitar conflictos

Los conflictos en ambientes organizacionales son posibles, pero muchos de ellos pueden evitarse mediante una buena gestión. En relación con el espacio de trabajo, para prevenirlos es necesario que sea un ambiente funcional y organizado, con reglas bien establecidas. Con esto se previenen choques, se fomenta la colaboración entre equipos y se optimiza el tiempo de los colaboradores.

Un caso muy común ocurre con las salas de reuniones, donde se generan problemas por falta o errores en la programación del espacio, lo que impide a grupos realizar sus actividades o los hace perder tiempo buscando otra solución. Otro conflicto recurrente en el modelo híbrido es la escala de colaboradores que van a la oficina, especialmente cuando no existen reglas, lo que puede generar situaciones en que los empleados llegan y no tienen estación de trabajo (mesa y equipos) disponible.

Estos son solo algunos ejemplos de conflictos que pueden existir en el entorno laboral debido a la falta o mala gestión del espacio, lo que evidencia la importancia de definir procesos y reglas para el modelo híbrido.

Optimizar el tiempo

Así como en los casos mencionados anteriormente, los conflictos no solo generan insatisfacción de los colaboradores con la empresa, sino también costos. Al considerar el tiempo como un recurso y la mala utilización de los espacios, queda claro cómo las fallas en la gestión del espacio físico son impactantes para la organización.

Por ejemplo, cuando no hay reservas previas de salas de reunión o cuando suceden fallos en estos agendamientos, se incurre en el costo de tiempo en la búsqueda o cambio hacia otra sala.

Con una gestión adecuada de estos espacios, además de aprovechar mejor los recursos disponibles, también se optimiza el tiempo de los colaboradores, ya que no tendrán conflictos ni deberán buscar soluciones de último momento.

Reducir costos del espacio físico

Una gran ventaja del trabajo híbrido es la reducción de costos de infraestructura, los cuales incluyen alquiler, condominio, energía, agua, desperdicio de alimentos en comedores, entre otros, dado que el espacio de la empresa puede ser menor para acomodar al mismo número de empleados gracias a la escala de ocupación de la oficina.

Al analizar la efectividad del modelo híbrido y el uso de los recursos físicos, la visión gerencial de la empresa se vuelve más estratégica, permitiendo tomar decisiones que pueden impactar directamente en los costos, como expandir o reducir el espacio físico o incluso adoptar otro modelo de trabajo.

Aumentar la satisfacción de los colaboradores

Muchos colaboradores se acostumbraron al modelo de home office, y en el regreso a la oficina, una gran parte opta por el trabajo híbrido. Según el estudio de Microsoft, el 57% de los encuestados que trabajan de forma remota consideran una transición hacia el modelo híbrido en el próximo año.

Además, un dato interesante es que el 38% de los colaboradores híbridos globales afirman que su mayor desafío está en entender cuándo y por qué deben reunirse presencialmente en la oficina. Es decir, existe la preferencia por el modelo híbrido, pero este debe estar bien estructurado en la empresa, aportando claridad a todos. De esta forma, la satisfacción de los colaboradores tiende a aumentar, ya que combina flexibilidad con efectividad en la práctica diaria.

Desafíos del espacio de trabajo al adoptar el modelo híbrido y cómo resolverlos

El modelo de trabajo híbrido es relativamente nuevo en el mercado brasileño, lo que genera diversos desafíos y, por tanto, exige un plan de acción para determinadas situaciones. Pensando en ello, separamos algunos desafíos que pueden surgir en tu empresa y cómo pueden ser solucionados:

Seguridad de acceso en relación con la salud

Con la pandemia, la preocupación por la salud se intensificó, especialmente con el Covid-19, debido a su poder de transmisión aérea. Según el informe, el 71% de los encuestados brasileños afirmaron que actualmente están más propensos a priorizar la salud y el bienestar en relación con el trabajo, en comparación con el período anterior a la pandemia.

Para garantizar la seguridad de los colaboradores, una práctica que se ha vuelto común es medir la temperatura, verificar las condiciones de salud o la cartilla de vacunación de empleados y visitantes, además del uso de mascarillas. Estas condiciones varían según las normativas gubernamentales y también de la empresa, pero deben considerarse importantes al retomar el trabajo semipresencial, para generar más seguridad y bienestar a las personas.

Bienestar de los colaboradores

Este desafío es inminente en cualquier modelo de trabajo, pero el híbrido exige cuidados adicionales por ser una experiencia más reciente. Según una investigación de Microsoft, el bienestar de los colaboradores también está ligado al nivel de relación con el equipo: las personas que tienen buenas relaciones reportan mejor bienestar (76%), mientras que solo el 57% de quienes tienen relaciones malas afirman sentirse bien. Además, el estudio también muestra que quienes tienen buenas relaciones reportan mayor productividad y menor propensión a cambiar de empleo en el próximo año. Por lo tanto, estos factores son extremadamente importantes y deben considerarse durante la gestión del trabajo.

Como solución, es importante evaluar la satisfacción de los colaboradores en el día a día de la empresa y en relación con el modelo de trabajo, entendiendo si los procesos y la forma de gestión están alineados con las expectativas del equipo. En este escenario, analiza la rutina de los colaboradores y la mejor manera de organizar los días en los que necesitan estar en la oficina, el uso de los espacios comunes y cómo se están gestionando.

También es importante evaluar los equipos necesarios para realizar el trabajo, considerando qué debe llevarse a la oficina y cómo acomodar a los empleados en el espacio – en este punto, considera la ergonomía de mesas y sillas, así como los accesorios y equipos que deben ser transportados entre la casa y el trabajo, ya que pueden generar desgaste para los empleados.

Además, considera otras prácticas de motivación y productividad, como gimnasia laboral, encuentros de integración, happy hours y premiaciones. Lo interesante de estas actividades es que pueden realizarse tanto presencial como remotamente.

Escala de colaboradores

¿Cómo funcionará la escala en los días presenciales? ¿Será definida por departamentos, tareas o proyectos?

Tener una escala basada en las necesidades y prioridades de la empresa es extremadamente importante, ya que garantiza una mejor productividad e integración entre los colaboradores, evita conflictos y reduce costos.

Para eso, planifica con los gestores de cada área la mejor forma de definir esa escala y crea procesos claros. Además, también es importante mantener cierta flexibilidad para los colaboradores, ya que ellos también necesitan adaptarse a la nueva rutina.

Espacios comunes

Como se mencionó anteriormente, los espacios comunes son excelentes para realizar actividades e integrar equipos, pero también pueden generar conflictos si no son bien administrados.

Para garantizar una mejor efectividad en el uso de los espacios laborales, el agendamiento anticipado se vuelve una solución bastante efectiva, ya que permite a todos planificarse con anticipación para utilizar esos espacios.

Al adoptar esta práctica, especialmente para las salas de reuniones, la empresa logra aprovechar mejor el uso de los espacios – considerando el tamaño de la sala en relación con la cantidad de personas –, hacer que las reuniones sean más productivas y evitar conflictos por cambios de sala o uso indebido. 

Mal uso del espacio

Un desafío bastante común es el uso inadecuado del espacio. Por ejemplo, una sala de reuniones con 20 sillas no está bien aprovechada si es utilizada solo por una persona o un grupo pequeño, considerando que existen otros espacios o salas que atenderían mejor esa demanda. Desde el punto de vista de la gestión, el mal uso de estos espacios genera costos innecesarios para la empresa.

Otro aspecto del trabajo híbrido es el no aprovechamiento de otros espacios que quedaron vacíos al adoptar el modelo, como áreas que antes albergaban puestos de trabajo y ahora están sin uso. Una sugerencia es convertir estos espacios en áreas de interacción o salas de reunión, lo cual resulta más efectivo.

Así, para aprovechar mejor los ambientes laborales, lo ideal es asignar actividades y escalas de uso según el objetivo de cada espacio. De esta manera, los ambientes pueden adecuarse mejor a las necesidades de la empresa, evitando costos y motivando a los colaboradores con un entorno laboral más funcional.

Gestión de la efectividad

Otro desafío del modelo híbrido es gestionar su efectividad dentro de la empresa. Por tratarse de una situación nueva, este seguimiento requiere aún más atención.

Para tener mayor claridad sobre el funcionamiento del modelo híbrido, lo ideal es medir la efectividad tanto del home office como del trabajo presencial, ya que solo con esta gestión será posible tomar decisiones estratégicas, como alquilar otra oficina o reducir el espacio actual. Para ello, es necesario entender las necesidades de los colaboradores, la efectividad en el uso del espacio físico, el método de escala utilizado, la relación entre el trabajo remoto y el presencial, entre otros puntos clave. Con estos datos en mano, la gestión del espacio laboral se vuelve mucho más efectiva.

Procesos internos

Para que la gestión de una empresa funcione bien, los procesos y reglas son fundamentales, como se ha mencionado, y esto sigue siendo válido en el modelo híbrido, el cual requiere adaptaciones.

Estos procesos internos pueden aplicarse, por ejemplo, a la escala de colaboradores para los días presenciales – con días definidos por departamentos –, en el agendamiento de salas con reglas de capacidad y anticipación mínima, en relación con los equipos que deben o no ser llevados a la oficina, sobre la integración entre el equipo presencial y remoto, especialmente en reuniones y actividades compartidas, entre otras situaciones.

Con esto bien definido, documenta y comunica de forma clara los procesos a todos los colaboradores.

Planificación del entorno laboral

Cuando se trata del espacio físico, la organización del entorno es extremadamente necesaria para una buena circulación de las personas y para mantener el orden del espacio, sin embargo, esto es un desafío en el modelo híbrido, ya que las personas y los departamentos circulan en días alternos.

Para que todo funcione bien, una opción altamente recomendable es diseñar el espacio organizacional y planificarlo de manera efectiva para todos, considerando escritorios, pasillos, salas de reunión y de descanso. También es importante tener en cuenta el entorno externo, como el estacionamiento.

Herramientas para la gestión del espacio de trabajo

La tecnología facilita mucho el proceso de gestión de oficinas, permitiendo mayor practicidad en el día a día de las personas, optimizando el tiempo y reduciendo costos en otras áreas. Algunas herramientas útiles son:

Agenda

Una excelente opción para ayudar en la reserva de salas de reunión son las agendas electrónicas. Probablemente el servicio de correo electrónico de tu empresa ya tenga una agenda integrada. Para utilizarla, haz visible la agenda de la sala a todos y establece reglas claras de agendamiento. Excelentes opciones son Google Calendar y Microsoft 365.

Hojas de cálculo

Es probable que ya utilices hojas de cálculo en tu rutina diaria, y también pueden ser grandes aliadas para la gestión de la escala de colaboradores que irán a la oficina. Define reglas según departamentos, proyectos, cargos u otras variables que tengan sentido para la empresa. Relaciona esas reglas con la capacidad de los espacios disponibles para facilitar la planificación.

Como se trata de una escala manual, se recomienda hacer un seguimiento y evaluación periódica de su efectividad.

Sistema de tickets

Otra herramienta útil es el sistema de tickets o solicitudes, especialmente para el mantenimiento de sistemas y equipos. Existen opciones disponibles en el mercado, pero la empresa también puede desarrollar su propio sistema según sus necesidades.

Este tipo de herramienta es importante para centralizar la comunicación, optimizar costos y ahorrar tiempo tanto para los solicitantes como para quienes ejecutan las reparaciones.

Control de acceso a la empresa

Como se mencionó anteriormente, garantizar la seguridad sanitaria de los empleados en este período post-pandemia es clave. Una opción es utilizar una herramienta que controle los accesos a la empresa, tanto de empleados como de visitantes. Además de la seguridad, estas herramientas agilizan el proceso y optimizan el tiempo de todos los involucrados.

Evaluación de resultados

Para tener una visión estratégica sobre la gestión del espacio de trabajo, el primer paso es comprender los datos generados. Algunas herramientas útiles para esto son los gráficos de Excel y Power BI.

Con estos datos, la toma de decisiones se vuelve más fácil y precisa, generando un impacto positivo para la empresa.

Herramienta centralizada para la gestión del trabajo híbrido

Para una gestión más completa, automatizada, práctica y con generación de informes analíticos, Skedway es una herramienta centralizada que permite agendar salas de reuniones, estaciones de trabajo y plazas de aparcamiento, además de contar con funciones de control de acceso al edificio y apertura de tickets.

El diferencial de esta herramienta es la practicidad de realizar todas estas acciones desde una única plataforma, además de generar informes con cruce de datos, lo que permite un análisis estratégico del uso de los espacios por parte de los gestores.

Con esta visión estratégica de la empresa, la toma de decisiones se ve fortalecida, permitiendo la reducción de costos con otras herramientas, optimización del tiempo de los colaboradores y una evaluación precisa del modelo híbrido, generando insights sobre el compromiso de los empleados, los procesos de la empresa e incluso los costos inmobiliarios, como la necesidad de ampliar o reducir los espacios de trabajo.

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Así, el modelo de trabajo híbrido requiere de una gestión funcional del espacio para que todas las actividades se desarrollen de forma satisfactoria y organizada, evitando conflictos y optimizando recursos. Con todo esto bien definido, el modelo se vuelve mucho más eficiente y sostenible.