Gestión del espacio de trabajo: beneficios y cómo hacerlo

La forma de trabajar ha cambiado mucho en los últimos años

Hasta hace poco, era raro ver a las empresas adoptar el modelo híbrido. Sin embargo, hoy en día este modelo es muy buscado por los talentos e incluso es la opción preferida por los empleados, según una investigación realizada por WeWork.

Para atender esta demanda y ofrecer un lugar de trabajo en el que los empleados realmente quieran estar—independientemente del modelo—es fundamental que las empresas implementen la gestión del espacio de trabajo. En este artículo, conocerás los beneficios, cómo gestionar los espacios y qué herramientas son esenciales para optimizar tu oficina y hacerla más colaborativa.

¿Qué es la gestión del espacio de trabajo?

La gestión del espacio de trabajo, o space management, es la práctica de analizar y optimizar el entorno físico laboral para garantizar un mejor uso de los espacios disponibles. Esto implica realizar mejoras que potencien la funcionalidad de los ambientes.

El espacio de trabajo incluye todas las áreas: salas de reuniones, escritorios y puestos de trabajo, áreas de colaboración y descanso, comedores, estacionamientos, cocinas, entre otros.

En otras palabras, la gestión del espacio considera tanto los ambientes compartidos como los individuales, asegurando funcionalidad tanto para la colaboración como para los momentos de concentración.

No se trata solo de organizar el espacio físico para recibir a empleados y visitantes. Una verdadera gestión de espacios considera el uso, las preferencias, los objetivos y los costos de cada ambiente. El propósito es analizar la ocupación, comprender los comportamientos de uso e identificar oportunidades de ahorro y optimización. Por ello, la gestión de espacios está fuertemente basada en datos.

Con esta información, las empresas pueden implementar mejoras rutinarias y tomar decisiones estratégicas más acertadas—como reconfigurar un ambiente o incluso mudarse a otro edificio.

Beneficios de la gestión del espacio de trabajo

Organizar espacios va mucho más allá de “mantener el lugar ordenado, limpio y bonito”. Los mayores beneficios están relacionados con la funcionalidad, generando impactos positivos para todos los que utilizan el espacio—ya sean empleados o visitantes.

Los principales beneficios son:

• Mejor aprovechamiento del espacio

  Garantizar que todos los espacios se utilicen realmente evita gastos innecesarios y aumenta la eficiencia. Los espacios vacíos representan costos desperdiciados.

• Reducción de costos

  Al reducir oficinas sin uso, limitar espacios poco frecuentes o maximizar la eficiencia de las áreas más demandadas, las empresas transforman gastos en inversiones, considerando los beneficios resultantes.

• Aumento de la productividad

  Un entorno organizado, atractivo y funcional impacta directamente en la productividad—un factor esencial al evaluar la dinámica de la oficina.

• Mayor bienestar

  Además de la productividad, el bienestar de los empleados es fundamental. Empleados más felices generan menor rotación (y, por lo tanto, menos costos) y mejoran la reputación de la empresa ante clientes, inversionistas y nuevos talentos.

• Mejor socialización

  Los espacios de relajación e interacción fomentan conexiones más sólidas entre los empleados, haciendo el ambiente de trabajo más ameno.

• Seguridad

  Garantizar la seguridad en todos los aspectos del espacio de trabajo es esencial y debe formar parte de las estrategias de gestión.

  
  

Cómo evaluar y gestionar los espacios

• Ocupación de la oficina

  La ocupación se refiere a la relación entre los puestos disponibles y el número de empleados. Por ejemplo, si una oficina tiene 50 escritorios y 50 empleados, la ocupación es del 100%. Conocer este dato ayuda a los líderes a evaluar costos, asignación de recursos y necesidades de espacio. En modelos híbridos, la rotación de empleados permite reducir espacio y optimizar recursos.

• Control de recursos

  Al registrar las solicitudes de recursos (ej. café, equipos), las empresas pueden prever la demanda, reducir desperdicios y mejorar el servicio.

• Visitantes externosMonitorear la frecuencia de visitantes ayuda a planificar recursos y espacios, como salas de reuniones, proyectores y servicios de catering.

• Uso de los espacios

  Comprender qué áreas se usan más y cuáles menos permite planificar mejor la limpieza, reposición y recursos, evitando desperdicios. Una estrategia inteligente es habilitar las áreas menos utilizadas solo cuando las principales estén llenas.

• Análisis de costos

  Calcular el costo promedio por hora de los recursos (energía, limpieza, alimentos, etc.) ayuda a cuantificar los gastos de cada espacio y a identificar oportunidades de ahorro.

• Cruce de datos

  Al combinar los costos con el tiempo y el uso de los recursos por parte de los empleados, se obtiene una visión más completa de la eficiencia, lo que facilita la reducción de desperdicios, conflictos y pérdida de productividad.

Herramientas para gestionar los espacios

• Hojas de cálculo

  Útiles para gestionar reservas y costos, aunque los procesos manuales requieren disciplina y colaboración.

• Agendas

  Las herramientas de calendario online permiten a los empleados reservar escritorios, salas de reuniones y otros espacios con autonomía.

• Sistemas de control de acceso

  Garantizan que solo las personas autorizadas puedan ingresar a áreas reservadas o restringidas, además de aumentar la seguridad general de la oficina.

• Reportes de mantenimiento

  Los sistemas para informar y dar seguimiento a solicitudes de mantenimiento (manuales o automatizados) aseguran resolución rápida y responsabilidad.

• Solicitudes de recursos

  Los pedidos de catering, equipos u otros ítems pueden gestionarse manualmente o con herramientas digitales para evitar errores y retrasos.

• Software de gestión de espacios

  La forma más eficaz de centralizar todas estas funciones es a través de un software especializado. Una solución como Skedway unifica reservas, control de acceso, reportes, gestión de visitantes y analítica en una sola plataforma—con tableros, integraciones e interfaces intuitivas que facilitan la toma de decisiones.

  
  

Conclusión

Independientemente del modelo de trabajo que adopte tu empresa o de las herramientas que utilice, la gestión del espacio de trabajo es esencial. Permite tomar decisiones estratégicas, reducir costos y ofrecer una mejor experiencia a los empleados.

Al aplicar estas prácticas, tu organización podrá llevar la gestión del espacio laboral al siguiente nivel—creando un entorno optimizado, colaborativo y preparado para el futuro.