Muitas empresas sentem a necessidade de organizar os espaços, incluindo o agendamento de salas de reunião. Algumas alternativas para realizar essa gestão são a criação de planilhas com os horários, agenda física ou online e até mesmo post-its nas portas das salas. Essa solução costuma funcionar até certo ponto: ao colocar na balança os custos e desgastes causados por uma solução manual, o preço não compensa.
Este conteúdo tem como objetivo colocar no papel quais são os pontos importantes para serem considerados na decisão de evoluir para uma solução tecnológica.
Os malefícios da falha na gestão de salas
Uma solução tecnológica como um software pode auxiliar e muito o dia a dia da empresa, o que evita diversos tipos de falhas ao utilizar métodos manuais. Além de promover mais facilidade, essa solução também evita alguns prejuízos e situações:
Conflitos
O ambiente de trabalho, quando possui alguns entraves, podem apresentar determinados tipos de conflitos. No caso de agendamento de salas, os conflitos podem acontecer por falhas no agendamento ou pela falta deste, por estender reuniões demais, pela sala estar sempre ocupada e outras pessoas não conseguirem utilizá-la da forma que gostaria, entre tantas outras opções.
Esses pontos podem gerar conflitos entre os colaboradores, pois a necessidade do uso da sala requer planejamento prévio e o cumprimento de regras, o que gera frustração e mau uso do tempo e espaço devido a esses problemas no ambiente.
Mau uso do espaço
Muitos espaços na empresa podem ser utilizados de forma não assertiva, ou seja, podem ser pouco usados ou seriam melhor utilizados se fossem de outra forma. Por exemplo, uma sala de reunião que praticamente não é usada poderia ser melhor aproveitada se fosse disponibilizada para o uso de outras atividades, como integração entre equipes, por exemplo, ou transformada em outro ambiente, como um ambiente com mais posições de trabalho ou divisão em duas ou mais salas. Ou ainda, esse espaço pode ser reduzido, economizando com aluguel e recursos de ocupação.
Custos com soluções ineficazes
Ao gerar conflitos ou utilizar de forma inadequada os espaços, o custo disso é alto. Para ter uma ideia, esse custo inclui recursos físicos, como energia, deterioração de mesas e cadeiras sem uso, espaço sem aproveitamento, e também recursos importantes e caros que não são físicos, como o tempo de colaboradores, situações embaraçosas com visitantes ao não ter um espaço adequado ou em uso para recebê-los, desempenho e produtividade.
Um custo bastante elevado é o do tempo do colaborador ao consultar e preencher planilhas, o que muitas vezes não está de acordo com as regras e utilização – como muitas pessoas precisam utilizar a planilha, a chance de erro é maior. Uma solução tecnológica pode resolver essa situação em poucos segundos, compensando os custos.
Já imaginou avaliar a produtividade de um espaço? Saber o quanto custa a hora desse ambiente e comparar como seu uso para avaliar os recursos?
Ao inserir uma solução tecnológica e automatizada na empresa, muitos recursos podem ser otimizados, além de promover produtividade aos colaboradores. Confira, abaixo, os benefícios:
Economia de tempo e custos
Ao evitar conflitos entre agendamentos e até entre os colaboradores da empresa, economiza-se custos sendo o tempo o valor da medida. Por exemplo, algumas situações bastante comuns são quando os colaboradores agendam um espaço e existe o conflito de agenda. Assim, os colaboradores precisam encontrar outro espaço, o que muitas vezes não está disponível, ou até remarcar a reunião para outro horário – ou seja, todo esse tempo foi perdido. Lembrando que esse tempo deve ser calculado por colaborador.
Para ter uma estimativa do custo:
Suponhamos que o horário da reunião esteja agendado e que 04 colaboradores irão participar dessa call. Os colaboradores começam a se preparar ou parar suas atividades em torno de 10 ou 15 minutos antes – para se locomover ao local, ir ao banheiro, buscar água e não ter atrasos. Ao chegar no local, verificam que o espaço está ocupado e geralmente esperam alguns minutos para ver se será desocupado ou conversam com as pessoas que estão utilizando o ambiente. Após perceberem que o local não será desocupado, avaliam a agenda de todos os integrantes, o que pode ser demorado para conseguir reagendar outros compromissos, e agendam outro espaço ou horário.
Podemos considerar que esse tempo todo levou em média 20 minutos.O cálculo agora envolve a hora de cada colaborador e dividir por 3 para corresponder aos 20 minutos. Por fim, soma-se a hora dos 04 colaboradores envolvidos.
Exemplo:
- Salário de R$3.000,00 (aqui deve-se considerar encargos da empresa)
- Hora: 3000/20*8 = 3000/160 = R$18,75/hora
- Colaborador: 17/3 =R$ 6,25
- Considerando todos com o mesmo salário: R$5,60 * 4 = R$25,00
Se essa situação acontecer 3x na semana, com essa média de colaboradores e salários: média de gasto perdido de R$300,00 por mês ou R$3600,00 ao ano.
Esse valor tem potencial de ser muito maior ao considerar mais colaboradores, frequência dos conflitos e diferenças salariais.
Além da perda de tempo em números, outros custos acontecem nas entrelinhas: perda de foco e produtividade (foi interrompido devido ao horário da call), insatisfação pela desorganização da empresa e até saias justas com clientes ou visitantes que possam estar nesse agendamento de reunião.
Ou seja, esse tempo é literalmente um gasto perdido, pois não gera crescimento e valor positivo aos colaboradores, muito pelo contrário. A boa notícia é que pode ser evitado!
Avaliação do uso dos espaços
Ao avaliar de forma efetiva o uso dos espaços, é possível saber o custo por hora para manter o local, a necessidade dos espaços, os custos de cada recurso (tanto físico, quanto humano), entre outros pontos. Fazer essa gestão é interessante para tomar decisões de otimizar os espaços, transformá-los ou reduzi-los. Na base de clientes da Skedway, muitos escritórios que adotaram o modelo híbrido de trabalho entregaram salas e andares, o que diminuiu drasticamente os custos da empresa.
Melhor utilização dos espaços
Ao avaliar os recursos e uso dos espaços, muitas decisões podem ser tomadas com base nesses dados, impactando na produtividade e bem-estar dos colaboradores, assim como nos custos da empresa. Os espaços podem ser otimizados para outros ambientes, como espaço de colaboração ou criação, cabines de trabalho, espaço para descanso, entre outras opções, ou até reduzidos, especialmente ao adotar o modelo híbrido. Com os dados em mãos, a decisão fica mais fácil e assertiva.
A Skedway
A Skedway é uma plataforma capaz de realizar tudo isso: reserva de salas de reunião e gestão dos espaços! Também possui outros agendamentos e recursos, como reserva de posições de trabalho, vagas de estacionamento, armários, controle de acesso aos ambientes (externos e internos) e muito mais!
A nossa solução possui diversas entregas para tornar a experiência a mais completa possível. Abaixo, segue a lista de recursos principais:
- Agendamento de salas de reunião;
- Agendamento de posições de trabalho;
- Agendamento de vagas de estacionamento;
- Agendamento de armários (smart lockers);
- Controle de acessos nas portarias e salas, garantindo segurança do local, de forma automatizada e rápida;
- Integração com o Google Workspace e Microsoft 365;
- Solicitações de manutenção e abertura de chamados para reparos nos espaços (Facilities);
- Solicitações de recursos especiais para reuniões, como serviços de copa;
- Check-in e check-out para avaliar utilização dos espaços;
- Declaração de saúde de colaboradores e visitantes, especialmente da Covid-19;
- Mural interativo para comunicação interna;
- Configuração de agendamentos conforme as regras da empresa;
- Aplicativo fácil de usar, sem a necessidade de treinamentos para os colaboradores;
- Mapa 3D de toda a empresa;
- Relatórios sobre o uso e efetividade dos espaços
- Regras de agendamento e de uso configurados pela empresa
- Usuários ilimitados
Para conhecer mais sobre a nossa ferramenta, faça um teste gratuito! Disponível por 30 dias para você testar diretamente em sua empresa e avaliar na prática o poder de uma ferramenta completa, dando adeus aos problemas ocasionados pela planilha.
