O conceito de produtividade é normalmente definido como “fazer mais coisas em menos tempo ou com menos recursos”. Esse conceito pode gerar alguns problemas, especialmente ao relacionar com a produtividade no trabalho: colocar as pessoas como super produtivas todos os dias, o tempo todo – isso acaba gerando, muitas vezes, o efeito reverso, causando mais ansiedade e procrastinação.
Analisando algumas definições, entendemos o conceito de produtividade como a relação entre a produção, meios e recursos, de forma eficiente para gerar resultados. Nesse sentido, vemos que a produtividade é um fator que deve ser buscado para gerar mais desempenho e resultados, de maneira equilibrada e inteligente. Ou seja, fazer mais coisas em menos tempo, como a produtividade é geralmente vista, pode não ser suficiente para gerar resultados – o que pode ser alcançado, muitas vezes, com menos esforço, pois foram ações mais produtivas.
Manter a produtividade no dia a dia é um desafio, mas algumas técnicas e rotinas podem ajudar nesse processo. Porém, é importante destacar que nem todos os dias conseguiremos ser produtivos como gostaríamos e entender e respeitar esse processo também é essencial.
A seguir, separamos algumas dicas valiosas para você melhorar o seu desempenho e ser mais produtivo no trabalho:
Evite distrações
Para se manter focado em alguma tarefa de trabalho, uma das dicas mais sugeridas é retirar as distrações ao seu redor – isso não inclui apenas as notificações do seu celular. Como distrações, você pode incluir quaisquer outras notificações, como chats (desde que seja possível fazer isso em sua empresa), ruídos do ambiente e até itens que você precisa manter por perto para evitar interrupções durante a tarefa.
Para isso, recomenda-se silenciar as notificações dos seus equipamentos de trabalho, como pushes, chats, notificações de email e tudo aquilo que não é urgente e pode ser verificado depois, bem como o seu celular – uma dica é deixá-lo longe do seu alcance. Outro fator é em relação a preparação do ambiente com os itens necessários para melhorar o seu desempenho: tenha os itens que precisa utilizar durante a tarefa por perto, como caderno de anotações, caneta e água. Para eliminar o ruído externo, as sugestões são se deslocar para trabalhar em um local mais tranquilo, fechar as portas ou utilizar um fone de ouvido com algo que preferencialmente incentive a sua produtividade, como músicas ou sons da natureza indicados em playlists para promover a concentração.
Tenha uma rotina
Sabemos o quão importante é ter uma rotina e se você trabalha em home office, essa rotina é ainda mais importante. A famosa história de “troque de roupa e não trabalhe da cama” faz toda diferença. Isso porque essas pequenas atitudes ajudam o cérebro a entender que o dia está de fato começando e isso afetará em seu rendimento no trabalho.
Para isso, liste os passos importantes que precisa ter em sua rotina de acordo com os seus objetivos e faça de fato esses passos. Algumas recomendações:
- Troque de roupa e se arrume para o trabalho
- Não trabalhe na cama, use mesa e cadeira – sua coluna e produtividade agradecem
- Busque levantar todos os dias no mesmo horário, assim como dormir
- Tome seu café da manhã com calma
- Organize seu ambiente de trabalho antes de começar ou um dia antes
Prepare o ambiente de trabalho
Outra realidade que influencia em nossa produtividade e muitas vezes nem percebemos: ter um ambiente organizado e adequado ao trabalho. Quando o seu local de trabalho está desorganizado, isso “rouba” nossa atenção, como mais uma tarefa em meio a tantas para fazer no dia. Essa organização envolve o ambiente de trabalho como um todo: manter a mesa organizada, com apenas os itens de uso durante o expediente; o local de trabalho também, especialmente se você trabalhar home office, é importante deixar os itens à sua volta minimamente organizados (até porque muitas vezes podem aparecer na câmera); uma boa iluminação do ambiente, auxiliando em sua visão e disposição; e até os recursos para exercer sua função, como itens salvos no computador – ter isso organizado auxilia a encontrar arquivos e também traz uma sensação de paz, concorda? Organize arquivos físicos ou digitais através de catalogação e nomenclatura para manter tudo organizado.
Esse processo como um todo pode ser trabalhoso, mas a recompensa é muito satisfatória. Vale a pena!
Planeje as suas atividades
Ter um planejamento diário e semanal com as atividades que vai realizar durante esses períodos é essencial para aumentar a sua produtividade no trabalho. Para isso, estipule um tempo realista para cada tarefa e não esqueça de incluir os períodos de pausa durante o dia de trabalho. Faça uma média do tempo que levará para cumprir a tarefa e defina a sua prioridade para encaixá-la nos afazeres durante a semana.
Também procure ser realista com prazos e tempos estimados, para que você não se sinta sobrecarregado. Outra dica é deixar um período para imprevistos, como aquelas reuniões que surgem de repente no dia. Assim você consegue manter uma rotina mais organizada e estruturada.
Faça uma atividade por vez
A dica é simples: comece e finalize a tarefa. Ao tentar realizar várias atividades ao mesmo tempo, todas são iniciadas e nenhuma é finalizada. Isso atrapalha muito a produtividade, pois é necessário “virar a chave” para trabalhar em tarefas diferentes, prejudicando a concentração e consequentemente, o desempenho na tarefa.
Outra dica de ouro: se uma tarefa demora menos de 2 minutos para ser realizada, faça imediatamente. Essas pequenas tarefas ocupam a nossa mente e ao realizá-las, a sensação de produtividade é bem satisfatória.
Tenha hábitos saudáveis
Uma boa noite de sono, alimentação saudável e práticas de exercícios também são fatores que contribuem para a produtividade. Infelizmente nem sempre é possível seguir essas recomendações, mas são sugestões importantes de serem mencionadas, pois contribuem para a produtividade e mais uma série de outros benefícios. Saúde em primeiro lugar!
Automatize ou delegue tarefas
Saber delegar tarefas ou automatizá-las também ajuda muito na produtividade, pois assim você consegue focar e dispor energia em outras atividades, muitas vezes mais importantes. Se possível, busque delegar ou automatizar.
Utilize ferramentas e técnicas ao seu favor
Para auxiliar na produtividade durante o dia a dia, muitas técnicas e ferramentas estão disponíveis. Separamos algumas opções:
Pomodoro
Uma das técnicas mais famosas relacionadas à produtividade é a Pomodoro. O famoso tomatinho elenca períodos de alta concentração e intervalos entre essas atividades. Geralmente o período de foco é de 25 minutos ininterruptos em uma tarefa e de descanso de 5 minutos, destinado a outras atividades não relacionadas à tarefa – ir ao banheiro, tomar uma água ou café ou até responder o chat. Após 04 ciclos de alta concentração, tire um descanso maior, de 15 minutos a 30 minutos.
Conforme você for se tornando mais produtivo, pode inclusive aumentar esse tempo de alta concentração. Essa técnica é interessante justamente por promover o equilíbrio entre os períodos de concentração e os de descanso, fatores essenciais na produtividade.
Matriz de Eisenhower
Essa matriz tem o objetivo de ajudar a priorizar as tarefas, baseada nos sensos de urgência e importância:
- Importante e urgente: prioridade, faça a tarefa imediatamente
- Importante e não urgente: defina uma data para realizar a tarefa
- Não importante e urgente: delegue essa tarefa para outra pessoa
- Não importante e não urgente: defina uma data mais à frente ou cogite não realizá-la
Gestão de tarefas
A gestão de tarefas também é uma prática importante para organizar as demandas, elencar prioridades e assim ser mais produtivo na rotina de trabalho, Para fazer essa gestão, defina um funil de etapas para iniciar, executar e finalizar a tarefa e trabalhe com checklists de ações.
Há diversas ferramentas que auxiliam a gestão de tarefas, através de modelos de Kanban (Trello, Click Up) ou de lista (Google Keep, bloco de notas, To Do List).
Para conferir outras ferramentas no trabalho, confira o nosso conteúdo com 19 opções para auxiliar no dia a dia no trabalho, em diversas frentes.
