O espaço de trabalho tem muita influência na vida dos funcionários, incentivando a colaboração e produtividade. Para ter esse efeito de forma positivo, é preciso ter uma gestão do espaço de trabalho – também conhecido como Workplace Management -, considerando tudo o que envolve o espaço: layout, tecnologias, recepção, ocupação de espaços, uso de salas, entre outros.
Esse desafio torna-se ainda maior ao implementar o modelo híbrido, pois a gestão precisa considerar os espaços disponíveis, que costumam ser reduzidos, com a quantidade de colaboradores e divisão de trabalho. Neste conteúdo, você verá a importância da gestão, boas práticas para aplicá-la e ferramentas para auxiliar nesse processo.
A importância da gestão de espaço
Já reparou como você se sente ao trabalhar em ambientes que são mais organizados? Costuma se sentir mais produtivo? A disposição do espaço influencia na motivação e na produtividade do colaborador no dia a dia de trabalho. Por isso, ter um ambiente organizado para as atividades corporativas é essencial.
Além disso, o ambiente também precisa ser funcional para promover uma melhor rotina de trabalho. Isso inclui ar condicionado, especialmente em regiões mais quentes; bons equipamentos para o trabalho, pois além de gerar perda de tempo, também pode estressar o colaborador; acessórios ergonômicos para o ambiente ficar mais confortável e seguro; organização de processos e agendamento de espaços de utilização em comum, evitando conflitos entre as pessoas e também desperdício de tempo. Todos esses fatores influenciam no dia a dia do colaborador, e caso não sejam bem preparados e executados, geram insatisfação, clima organizacional ruim e má produtividade.
Boas práticas para gerir o espaço de trabalho
Para promover um ambiente inspirador e organizado, incentivando a colaboração e produtividade no dia a dia, algumas boas práticas podem ajudar a gerir o espaço de trabalho. Além dessas boas práticas mais “gerais”, é importante saber o que os colaboradores da sua empresa estão buscando e consideram importante nesse aspecto, afinal eles são a peça fundamental para que esse processo aconteça de forma efetiva.
Torne o ambiente ideal para o trabalho
O espaço da empresa precisa ser funcional. Para ter o melhor aproveitamento, comece pelo básico: bons equipamentos de trabalho, como computadores que não tenham problemas recorrentes e prejudiquem os afazeres de trabalho, ar condicionado para deixar o ambiente climatizado e agradável, ergonomia nos acessórios, como mesas e cadeiras, limpeza do ambiente.
Apenas esses pontos bem feitos já garantem um ambiente agradável e propício para a boa execução das ações do dia a dia.
Incentive atividades de colaboração
Para garantir que algumas atividades sejam melhor executadas, ter espaços para colaboração no escritório é uma opção importante – pode ser uma sala de reunião ou um espaço dedicado a essa interação. Ter esse espaço é importante para não gerar ruídos no escritório como um todo, prejudicando os outros colaboradores, e também para ter um espaço preparado para a realização de reuniões, com equipamentos adequados, como uma televisão ou projetor.
Outros espaços também são interessantes, como ambientes para café e refeitório e ambientes de descanso.
Ao incentivar a colaboração entre equipes, é preciso ter alguns cuidados com esses espaços: para que as pessoas saibam o período e os horários que podem utilizar o local, o ideal é realizar agendamentos do espaço. Assim, evita-se conflitos entre reservas e horários na empresa.
Também incentive a concentração
Além de garantir espaços para exercer melhor a colaboração, o contrário também é válido: incentive espaços de concentração. A mesma sala de reunião utilizada para atividades colaborativas, também pode ser usada para tarefas mais reclusas. Permitir o uso desses locais é essencial para exercer algumas atividades que são melhor executadas longe de ruídos, como tarefas que exigem maior concentração, reuniões externas ou ligações importantes.
Tenha um ambiente organizado
De forma geral, ter um layout com a disposição dos espaços de trabalho de modo efetivo é crucial. Mantenha as equipes que se relacionem próximas, evitando maiores deslocamentos e ruídos no escritório. Também mantenha a organização dos itens da empresa, como equipamentos extras, papelaria e até decoração, para que tudo fique visualmente agradável – afinal, as pessoas são influenciadas pelo ambiente em que estão.
Além disso, categorize de forma fácil esses itens para que sejam encontrados o mais rápido possível, pois os colaboradores perdem uma parcela de tempo por dia procurando itens e documentos.
Desafios da gestão do espaço
Espaço disponível para todos
Um desafio bastante comum nas empresas é ter espaço disponível para todos os colaboradores. Esse desafio se torna ainda maior ao adotar o modelo híbrido de trabalho, no qual é preciso realizar escalas de quem vai ao escritório e em qual dia, para evitar problemas de não haver espaço para trabalhar.
Em relação a isso, o desafio é ter de fato um espaço dedicado ao trabalho de forma confortável, no sentido de que a mesa, por exemplo, seja espaçosa o suficiente para cada pessoa, evitando que os colaboradores fiquem com pouco espaço.
Conflitos de agendamentos
Outra situação comum é em relação ao uso de espaços colaborativos que precisam de agendamento, como costuma acontecer com salas de reunião. Ter um agendamento prévio para esse espaço garante que reuniões agendadas sejam cumpridas no local, evitando que outras pessoas também aloquem o mesmo lugar no mesmo horário – o que gera conflitos entre os colaboradores e desperdício de tempo.
Use as ferramentas ao seu favor
Agora que passamos pelas boas práticas e os desafios do ambiente de trabalho, existem algumas ferramentas que podem ajudar nesse processo.
O uso de ferramentas garante pontos importantes e necessários para gerir o espaço. Confira as vantagens:
- Facilidade de uso: as ferramentas são intuitivas e você pode acessar de qualquer lugar;
- Informação concentrada em um único lugar: para gerenciar o escritório como um todo, a melhor opção é ter todas as informações que precisa em um único lugar, facilitando o compilado de dados e também a avaliação de resultados;
- Acesso para todos: ter uma ferramenta permite que todos os colaboradores que usam os espaços tenham acesso a disponibilidade dos espaços, facilitando os agendamentos;
- Automação: para facilitar o trabalho e evitar erros, a automação é o caminho. As ferramentas permitem essa prática, de modo fácil, rápido e efetivo.
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Para auxiliar em toda a gestão do espaço do trabalho e também em processos, confira nosso conteúdo sobre o uso da tecnologia no trabalho e 19 ferramentas essenciais.
