A tecnologia no mercado de trabalho é uma realidade constante que vemos no dia a dia. Até alguns anos atrás, a tecnologia era apenas uma tendência que o mercado ainda estava se adaptando. Hoje, especialmente após o fim do isolamento social causado pela pandemia, essa necessidade avançou muito mais rápido – e nossa dependência da tecnologia também. Conforme especialistas sobre o assunto, a pandemia acelerou o avanço tecnológico em até 10 anos para alguns setores. Essa visão fica ainda mais clara quando comparamos o cenário atual com alguns anos anteriores: o home office parecia ser algo muito distante para as empresas.
O uso da tecnologia no trabalho tem muitas vantagens e, neste conteúdo, você saberá os prós, os cuidados com a tecnologia e quais ferramentas são essenciais para auxiliar no dia a dia de trabalho na empresa.
Benefícios da tecnologia
Dentre os principais benefícios do uso da tecnologia, podemos destacar:
Produtividade
O uso da tecnologia gera mais produtividade ao dia a dia de trabalho ao possibilitar que ações sejam automatizadas, como disparos de emails para uma grande base ou compras diretamente pelo site, por exemplo; que documentos e processos sejam melhor organizados, evitando desperdício de tempo para encontrar esses documentos ou até mesmo evitar a perda desses arquivos; que a comunicação seja facilitada, agilizando demandas e projetos; entre outros fatores. Ou seja, usar a tecnologia no trabalho permite que as atividades sejam feitas de forma mais rápida e efetiva.
Além disso, a tecnologia também possibilita outras formas de trabalho, como é o caso do modelo remoto ou híbrido, em que o colaborador consegue ter mais qualidade de vida e assim, se tornar mais produtivo.
Fácil acesso
Outro benefício da tecnologia é permitir o acesso fácil a informações e documentos empresariais, de qualquer lugar – basta ter um equipamento para acessar o que precisa, como celular ou computador. Esse fator contribui diretamente na efetividade do trabalho, permitindo o acesso a informações a qualquer momento.
Além disso, promove mais agilidade no dia a dia de trabalho, pois essa facilidade faz com que os colaboradores otimizem seus tempos ao buscar a informação que precisam em um único lugar.
Redução de custos
Com a automatização de processos e melhora da produtividade, a tecnologia também impacta na redução de custos. Um exemplo dessa situação é o tempo dedicado a uma tarefa que pode ser automatizada: é muito mais interessante utilizar o tempo de um colaborador para outras tarefas importantes, o que ao comparar os custos, o investimento em tecnologia para automatizar compensa.
Documentação
Processos, documentos, histórico – as empresas precisam documentar e registrar todos os aprendizados, erros, processos, métricas, entre outros fatores. A tecnologia permite essa documentação de forma mais elaborada e que ainda pode ser compartilhada com os membros da empresa, facilitando decisões estratégicas do negócio com base em todo esse histórico.
Cuidados com o uso da tecnologia
Como tudo tem os prós e contras, o uso da tecnologia não é diferente. Esse tópico é importante mapear os riscos e saber agir de forma mais efetiva e rápida, além de evitar possíveis danos.
Segurança das informações
Um cuidado especial com a tecnologia é em relação a segurança das informações, especialmente relacionada ao uso da internet. Infelizmente, invasões hackers são possíveis de acontecer, sejam diretamente nos dispositivos, redes wi-fi ou em programas utilizados.
Segurança de equipamentos
Outro fator também relacionado à segurança é sobre os equipamentos eletrônicos ou hardwares, como computadores e celulares, especialmente. Essa segurança também deve ser vista de maneira física, considerando casos de roubos e danificações dos equipamentos, permitindo o desvio ou perda de informações.
Para evitar essas situações, é preciso investir em padrões e processos de segurança em redes e equipamentos de toda a empresa.
Ferramentas para facilitar o dia a dia no trabalho
Agora que passamos por pontos importantes sobre o uso da tecnologia, veremos quais ferramentas são interessantes para ter em sua rotina de trabalho, contribuindo para a produtividade, redução de custos e otimização de processos.
Organização
Agenda
Ideal para marcar horários, datas de entrega, bloquear períodos de atividade e concentração, planejar tarefas em modo de calendário, a agenda é um recurso essencial.
Ótimas opções são o Google Agenda e o Calendário do Outlook.
Lista e gerenciador de tarefas
Para priorizar tarefas conforme a prioridade, o uso de ferramentas que permitam essa lista é fundamental no dia a dia. Uma ótima opção é o To do list, que além de marcar as tarefas, também envia alertas de notificações.
Para gerenciar melhor as tarefas, como realizar a classificação em etapas de produção, atribuir os responsáveis, cronometrar o tempo dedicado em cada atividade, entre outras funções gerenciais, o mercado também possui ferramentas interessantes, como é o caso do ClickUp, Trello, Runrun.it e Notion.
Anotações
Não sabe onde anotar ideias ou comentários feitos em reunião? Um bloco de notas pode ajudar a organizar e categorizar muito esse processo. Por exemplo, para categorizar essas anotações, você pode ter um bloco somente para um tipo de reunião recorrente, mantendo todo o histórico do que foi conversado em um único documento. Outro caso para usar um bloco de notas ao seu favor é ter um bloco somente para ideias em geral e que não necessariamente possuem um planejamento de serem executadas, funcionando como um despejo de ideias. Depois, essas ideias podem ser distribuídas para as ferramentas do tópico anterior, como tarefas a serem cumpridas com prazo e responsáveis.
Opções para esse tipo de anotação: Documentos Google, Microsoft Office – Word e Evernote.
Comunicação
Chat entre pessoas
Para facilitar a comunicação no dia a dia entre a equipe, o uso de ferramentas que permitam essa troca rápida e que tenham histórico é essencial. Além da troca de mensagens, é interessante permitir chamadas em ligação, envio de áudio, imagens e documentos, pois são recursos muito utilizados no dia a dia.
Algumas ferramentas consolidadas no mercado para comunicação empresarial são Slack, Skype e Rocket.Chat.
Chamadas em vídeo
Com a pandemia, o uso das chamadas em vídeo cresceu muito, afinal as reuniões presenciais passaram a ser online em boa parte das empresas. O interessante dessas ferramentas são algumas funções essenciais que auxiliam o trabalho à distância, como o chat e o compartilhamento de tela.
As ferramentas mais comuns são Google Meet, Zoom, Microsoft Teams e Skype.
Processos
Documentações
Para registrar contratos, relatórios, métricas, erros, aprendizados e tudo mais que for necessário para a empresa ter documentado, ótimas opções são pacotes completos com ferramentas ideais para cada uso, como é o caso do pacote Microsoft 365 e Google Workspace – os queridinhos que não vivemos sem.
Além disso, outras ferramentas podem ser bastante interessantes dependendo da documentação que deseja produzir. Para o caso de criação de fluxos e organogramas, por exemplo, uma ótima opção é o Miro, pois torna esse processo mais visual. Já relacionada aos contratos online, boas opções para a assinatura digital são ClickSign e DocuSign.
Armazenamento
Para permitir o acesso fácil e seguro dos equipamentos eletrônicos, o armazenamento em nuvem é a realidade que as empresas adotaram. Além de disponibilizar espaço para o armazenamento, geralmente essas ferramentas são mais completas, incluindo outros itens como é o caso do Google Drive e Microsoft 365, que possuem ferramentas para criar diversas documentações, como planilhas, documento de texto e apresentações. Outra opção também é o Dropbox, o qual permite diversas integrações com outras ferramentas, inclusive com essas últimas para produzir documentação.
Produtividade
Gestão do tempo
Para ser mais produtivo e evitar a procrastinação durante o expediente de trabalho, uma técnica muito conhecida é o Pomodoro. Consiste em intervalos de trabalho e descanso, o que permite maior concentração e desempenho durante as atividades, sendo a definição desses períodos relativos para cada pessoa. A ferramenta que auxilia nesse processo é justamente um relógio Pomodoro.
Além disso, as ferramentas de organização e processos vistos anteriormente também contribuem para a produtividade.
Organização do ambiente de trabalho
Abertura de chamados e registro de solicitações
O ambiente físico também pode ser melhorado com o uso da tecnologia. Uma situação bastante comum é para a abertura de chamados e solicitações, especialmente relacionada a problemas ou recursos dos ambientes, como equipamentos queimados, pedidos de coffees, limpeza, entre outros. Ter uma ferramenta que registra o histórico e permite que o serviço seja realizado de modo mais rápido facilita esse processo. Uma opção para essa situação é a Aditiva.
Gestão do espaço
Com a crescente demanda pelo trabalho híbrido, modelo que mescla o remoto e o presencial, a necessidade de uma ferramenta que realize a gestão dos espaços tornou- se uma necessidade nas empresas. Agendamento de salas de reunião e de espaços de trabalho, por exemplo, são primordiais para evitar conflitos de horários e também de recursos. Para esse caso, a nossa plataforma Skedway atende muito bem essas demandas.
Controle de acesso
Para garantir a segurança de todos na empresa, é preciso ter o controle da entrada e saída de pessoas, especialmente visitantes. A tecnologia também permite mais agilidade nesse processo, evitando atrasos e que outras pessoas tenham que se deslocar para receber os visitantes. A ferramenta Skedway também atende essa demanda.
Como conclusão, é nítido o quanto a tecnologia tem facilitado e muito o dia a dia no trabalho, permitindo mais produtividade, redução de custos, otimização de processos e muitos outros benefícios. É claro, também necessita de cuidados, os quais podem ser controláveis, e, assim, evitar problemas, como visto no conteúdo. De toda forma, a tecnologia está cada vez mais forte e presente em nosso dia a dia, e com certeza só tende a crescer cada vez mais.
