A forma de trabalhar tem mudado muito nos últimos anos. Até pouco tempo atrás, quase não se viam empresas adotando o modelo híbrido, e hoje esse modelo é bastante procurado por talentos, inclusive sendo o preferido por colaboradores, conforme a pesquisa realizada pela WeWork.
Para atender essa demanda e proporcionar um espaço de trabalho em que os colaboradores desejam estar, independente do modelo, é crucial que as empresas realizem a gestão do espaço de trabalho. Neste conteúdo, você vai ver os benefícios, como fazer a gestão e quais ferramentas são essenciais para tornar o seu escritório mais otimizado e colaborativo.
O que é gestão do espaço?
Gestão do espaço de trabalho ou space management é um termo utilizado para analisar e otimizar o espaço físico de trabalho, proporcionando melhorias que resultem em melhor aproveitamento do espaço, considerando o seu uso. O espaço de trabalho inclui todos os ambientes: salas de reunião, mesas e posições de trabalho, espaços de interação ou descompressão, refeitórios, estacionamento, cozinha, entre outros. Ou seja, o uso dos espaços deve considerar todos os ambientes da empresa e também deve ser pensado de forma compartilhada e individual para momentos de concentração.
A gestão de espaços não se trata apenas de organizar o espaço físico para receber os colaboradores e visitantes da empresa. Fazer a gestão do espaço de trabalho é considerar o uso, as preferências, os objetivos e os custos de cada espaço. O objetivo é analisar a ocupação dos espaços, avaliar como é o comportamento de uso e entender quais economias e otimizações podem ser feitas. Assim, a gestão está muito relacionada a dados de uso e comportamento das pessoas que frequentam o ambiente.
Com essas informações em mãos, é possível realizar uma série de ações rotineiras na empresa e também tomar decisões mais assertivas, como mudar algum ambiente ou até mesmo trocar de prédio.
Veja a seguir os benefícios de realizar a gestão dos espaços corporativos.
Benefícios da gestão de espaços
Organizar espaços vai muito além de “manter o local organizado, limpo e bonito”. Os grandes benefícios estão relacionados à funcionalidade dos ambientes, gerando consequências positivas para todos que passam por aquele ambiente, sejam colaboradores ou visitantes.
Os principais benefícios são:
Melhor aproveitamento do espaço
Ao proporcionar espaços no ambiente de trabalho que são realmente utilizados, os custos são melhor aproveitados também, além de gerar outros benefícios (confira os itens abaixo).
Ter espaços vazios pela empresa é sinônimo de custos desnecessários.
Redução de custos
A redução de custos acontece ao diminuir escritórios, limitar o uso de ambientes ou tornar mais efetivo os espaços que são mais utilizados. Assim, os custos se transformam em investimento, dado todos os benefícios provenientes. Todo ambiente possui custos e aproveitá-lo da melhor forma é ideal.
Aumento da produtividade
O ambiente está diretamente relacionado com a produtividade. Por isso, ter um espaço organizado, convidativo e funcional impactam na produtividade dos colaboradores. Esse é um benefício muito importante ao avaliar a dinâmica do escritório.
Aumento do bem-estar
Aliado a produtividade, o bem-estar dos colaboradores é essencial para mantê-los felizes na empresa. Essa satisfação gera menor turnover – e com isso menos custos – e melhor reputação da empresa, possibilitando uma imagem positiva a clientes, investidores e novos talentos.
Melhor socialização
Outro ponto, e não menos importante, é a socialização das pessoas – esses espaços de descontração são essenciais para os colaboradores, tornando o ambiente mais leve para trabalhar.
Segurança
A segurança também é um item importante quando pensamos sobre o espaço de trabalho. Garantir a segurança de todos nos mais diversos aspectos é imprescindível e deve ser considerada ao avaliar a gestão de espaços.
Como avaliar e gerenciar os espaços
Ocupação do escritório
A ocupação do espaço de trabalho é a relação entre a quantidade de colaboradores que estão no escritório e os espaços disponíveis. Por exemplo: se o escritório possui 50 mesas/cadeiras, também conhecidas como posições ou postos de trabalho, e a empresa possui 50 colaboradores, a taxa de ocupação é de 100%. Geralmente, as empresas possuem uma sobra de espaço em relação aos colaboradores para atender demandas de novos colaboradores ou visitantes, por exemplo.
Saber a taxa de ocupação gera uma série de informações para os líderes, como os custos para manter determinados espaços que são muito ou pouco utilizados, previsão de manutenção e de recursos, necessidades dos espaços, entre outros pontos.
No modelo híbrido, como os colaboradores não vão todos os dias ao escritório, é possível diminuir os espaços e realizar uma escala entre colaboradores. Com isso, o espaço pode ser menor, otimizando diversos recursos.
Controle de recursos
Uma necessidade bastante comum no dia a dia corporativo, especialmente para profissionais de Facilities, é a solicitação de recursos no escritório, como pedidos de café ou equipamentos extras. Esses pedidos acontecem durante reuniões ou para a mesa de trabalho dos colaboradores.
Ao analisar os dados e o comportamento dos colaboradores – como os horários em que há maior solicitação de algum recurso específico, quais espaços costumam pedir recursos e até cruzar quais são esses recursos – é possível prever e reduzir custos de desperdício e tempo dos colaboradores. Por exemplo, reuniões que acontecem após o almoço costumam solicitar apenas café, enquanto reuniões no meio da tarde solicitam itens de alimentação também. Esses comportamentos geram insights importantes para o dia a dia que permitem otimizações.
Recursos para visitas externas
Saber a frequência que os visitantes costumam ir ao escritório, seja por semana ou por mês, também auxilia na previsão de recursos, bem como outros tipos de preparação.
Muitas vezes, é necessário ter um espaço para receber esse visitante, como uma mesa de trabalho ou sala de reunião disponível. Além disso, recursos como projetor e itens de alimentação costumam ser bastante requisitados nesses momentos.
Espaços utilizados
Entender quais são os espaços mais utilizados é extremamente importante. Isso auxilia a avaliar os recursos necessários no ambiente e também ter maior previsibilidade do que será necessário para manter o ambiente em ordem. Por exemplo, a previsibilidade de limpar o ambiente mais vezes ao dia, repor café e itens de alimentação, reservar monitores, retroprojetores e outros itens de escritório que são mais requeridos, ou até mesmo deixar esses itens como pertencentes de forma fixa para o ambiente.
Assim como avaliar os espaços mais utilizados, avaliar os menos utilizados também é importante. Essa análise auxilia a evitar ou diminuir o uso de recursos, contribuindo para não ter desperdícios de itens de alimentação, energia elétrica, produtos de limpeza e tempo dos colaboradores. Uma estratégia super interessante é liberar os locais com menor utilização apenas quando os outros, os mais utilizados, estiverem ocupados ou com a capacidade máxima próxima.
Custos em números
Para ter uma ideia mais palpável do uso dos espaços, o recomendado é realizar algumas contas e simulações.
O melhor caminho é levantar uma média do valor da hora de diversas situações: hora do colaborador, custo de energia por hora, custo dos itens de alimentação, entre outros. Com isso em mãos, é interessante simular uma divisão de custos por espaços. Por exemplo, faça uma estimativa do custo de salas de reunião e posições de trabalho, assim você consegue visualizar melhor o quanto cada espaço está custando e quais podem ser reduzidos. Outro cálculo interessante é o custo dos colaboradores envolvidos, como os custos com o time da limpeza e da coparia, assim como desperdício de tempo de outros colaboradores que enfrentam situações de conflitos por não conseguir utilizar espaços ou possuírem problemas com agendamentos. É muito comum que as pessoas precisem utilizar um espaço e não ter esse ambiente no momento em que precisa, fazendo com que o colaborador fique procurando no prédio ou até mesmo que tenha agendado e outras pessoas estão usando.
Cruzamento de dados
Com os custos levantados, fica mais fácil avaliar a efetividade do espaço. Para ter uma visão ainda mais assertiva, cruze os dados dos custos do espaço (energia elétrica, limpeza, itens alimentícios, etc) e do tempo dos colaboradores (dos que realizam a limpeza e coparia, dos que avaliam e disponibilizam outros recursos, como equipamentos eletrônicos, e dos que podem ser dispersados por problemas de uso e agendamento). Com essa visão mais completa dos custos, avalie o quanto pode ser economizado através de uma melhor organização do ambiente.
Além disso, existem outros impactos que devem ser considerados, como queda de produtividade, conflitos entre colaboradores, desordem no ambiente, insatisfação de colaboradores, situações delicadas com visitantes e clientes, entre outros.
Ferramentas para gerir o espaço
Para facilitar a gestão do espaço corporativo, existem ferramentas que são essenciais na rotina. A seguir, elencamos as principais que auxiliam na gestão.
Planilha
A famosa planilha é uma aliada em diversas atividades e com a gestão de espaços não é diferente. Você pode utilizá-la para reservar espaços da empresa para colaboradores e visitantes, assim como gerenciar os custos e ocupação de cada espaço.
Algumas atividades seriam manuais e por isso é preciso estabelecer processos e colaboração entre todos que a utilizarem.
Agenda
A agenda é uma ferramenta que auxilia muito na gestão de reservas dos espaços. Para isso, crie uma agenda para cada espaço, como sala de reunião ou posição de trabalho, e gerencie os acessos para que os colaboradores tenham autonomia em reservar seus espaços. A agenda online tem o facilitador de acessar a qualquer momento e em qualquer ambiente.
Controle de acesso
Para garantir a segurança do escritório e também permitir que os ambientes reservados sejam acessados somente por pessoas autorizadas ou que realizaram os agendamentos, o sistema de controle de acesso é essencial. Além disso, possui uma série de outros benefícios, como liberar ou bloquear o acesso a locais restritos, gerenciar visitantes na empresa de forma segura, proporcionar maior segurança de forma geral, evitar problemas com perda de cartão de acesso, melhor experiência para todos que acessam o local, entre outros.
Reporte de manutenção
Para reportar manutenção de itens ou ambientes, existem algumas formas manuais, como uma planilha, post-its ou avisar diretamente o responsável, e também opções automatizadas, como um sistema de abertura de chamados, que atribui aos responsáveis e acompanha o status da solicitação de forma facilitada. Independente da escolha, é preciso estabelecer processos e responsáveis para que os reportes aconteçam da melhor maneira.
Solicitação de recursos
Assim como o reporte de manutenção, a solicitação de recursos – pedidos de itens alimentícios (água, café, coffe break, etc) ou equipamentos (monitor, projetores, iluminação extra, etc) – podem ser feitos de forma manual ou automatizada.
Software de gestão de espaços
Para facilitar ainda mais a gestão dos espaços da sua empresa e avaliar de forma efetiva, facilitando também a tomada de decisão, o caminho mais ágil é investir em um software de gestão de espaços. Essa ferramenta é capaz de unificar todas as ferramentas listadas acima em uma única plataforma e ainda possui outros facilitadores, como relatórios e dashboards prontos para avaliar custos e comportamentos, integração com outros sistemas, interface intuitiva para todos os colaboradores, gestão automatizada de visitantes, entre outros recursos. A Skedway é um software completo e você pode inclusive fazer um teste gratuito para simular o uso em sua empresa.
Conclusão
Independente do modelo de trabalho adotado por sua empresa ou quais ferramentas necessite, a gestão do espaço é extremamente importante. Com isso, é possível tomar decisões estratégicas, reduzir custos e proporcionar um ambiente de trabalho muito mais satisfatório.
Neste conteúdo, elencamos boas práticas para a gestão do espaço de trabalho para que você possa evoluir ainda mais nesse assunto.
